Citation : L’homéostasie au niveau de groupes humains est-elle réalisable ?

L’homéostasie au niveau de groupes humains est elle un rêve ou quelque chose de réalisable ? Surement réalisable mais à condition de ne pas se méprendre et croire que faire porter le poids du dispositif aux plus petits éléments du système sera suffisant. Ce que l’on prend pour quelque chose de naturel est la conséquence de millions d’années d’évolution du “programme” génétique de nos organismes. Pour arriver au même niveau il faudra également reprogrammer le “système entreprise” et pas seulement demander à ses composantes de briser les règles. D’ailleurs lorsque des cellules brisent les règles indépendamment d’une évolution désirée du système, contre lui, cela à un nom : le cancer.

Très bonne idée que d’aborder ce sujet via l’approche biologique.

Est-ce réalisable ? La transposition de l’homéostasie cellulaire à un groupement humain supporte mal les systèmes oligarchiques qui prédominent actuellement.

La plupart de nos entreprises sont-elles donc, sans le savoir, cancéreuses ?

Comment se désintoxiquer de sa boite mail

Vous croulez sans doute sous un amas de mails. L’essor du Web 2.0, des réseaux sociaux n’arrange pas la donne : toujours plus de notifications, de spams, d’informations à ingérer. C’est l’overdose assurée !

La saturation est telle que 28% du temps de travail est consacré à la lecture ou la rédaction de mails. Ajoutez à cela le stress généré par la sensation de perte de contrôle, l’incapacité à se concentrer, etc. etc.

Je suis passé par là et rassurez-vous, des solutions simples existent. Un seul conseil avant de vous plonger dans les lignes qui suivent : soyez intransigeant.

Si cela peut vous aider, prenez cela comme un jeu, mais testez les choses de bout en bout. Voyez si cela génère des résultats. Ne perdez pas de vue qu’il est grand temps de vous désintoxiquer et qu’à l’image d’autres dépendances plus « communes », plus vous tarderez à vous attaquer au problème, et plus il sera compliqué d’y remédier.

15 règles pour soigner votre dépendance

Règle n°1, si vous souhaitez vous sortir d’une surcharge de mail, arrêtez de répondre aux mails (surtout pour ne rien dire d’intéressant, du genre une réponse d’une seule ligne avec un simple « merci »). Retenez cette règle simple : plus vous produirez de mails et plus vous en aurez en retour.

Règle n°2. Évitez également de passer trois heures à écrire un superbe mail que personne ne lira. Arrêtez de vous auto-générer des problèmes, d’utiliser une écriture consensuelle inhérente à votre entreprise (cf. novlangue) et de mettre toute la terre en copie sauf si cela est vital ou nécessaire. Soyez synthétique et n’utilisez le média mail que quand cela est strictement nécessaire.

Règle n°3. Indiquez clairement l’objet de votre mail … dans la case objet ! Si vous devez malgré tout faire suivre un mail à quelqu’un ou lui écrire un mail très bref, indiquez de manière synthétique le plus d’informations dans l’objet du mail (je vois encore trop de mails dont l’objet commencent par « Re: »).

Règle n°4, et sans doute la plus importante. Fermez votre client de messagerie immédiatement ! Ne l’ouvrez qu’à heures fixes (personnellement j’ai adopté avec succès le 11 heure / 16 heure). La messagerie est hypnotique et dangereusement chronophage, ne tombez donc pas dans ce piège (je connais une entreprise qui lance Outlook au démarrage, ne tombez pas dans ce type d’excès).

Règle n°5. Vous perdez naturellement trop de temps à traiter des mails, donc groupez vos actions et n’oubliez pas que les soi-disant urgences peuvent souvent attendre. Dans le pire des cas, le téléphone existe … Passer sa journée le nez dans sa messagerie est un signe d’improductivité !

Règle n°6. Oubliez vos dossiers, vos classements, vos documents. Cela est une perte de temps pure et simple que vous pourriez mettre à profit pour lire ce qui doit être lu et comprendre ce qui doit être compris. C’est aussi inutile qu’un étudiant qui passe son temps à reclasser ses notes mais n’y jette jamais un seul coup d’œil.

Règle n°7. D’ailleurs, si vous avez besoin de retrouver un mail, le moteur de recherche intégré à votre messagerie existe !

Règle8. N’envoyer pas de pièces jointes avec vos mails. Préférez des systèmes de partage du type DropBox, Google Drive, Evernote, etc. Si votre entreprise ne vous en laisse pas la possibilité, vous devez bien avoir un serveur de fichier à votre disposition !

Règle 9. Utilisez des règles de classement automatique, les indicateurs de suivi et autres codes couleurs. Par exemple, je classe automatiquement tous les mails pour lesquels je suis en copie dans un dossier dédié. Je ne parcours ces derniers quand cela est nécessaire (une fois tous les 2/3 jours), partant d’un principe simple : un mail que l’on m’adresse en copie n’est là que pour m’informer.

Règle n°10. J’ai l’habitude de dire qu’un bon mail est un mail qu’on lit et que l’on supprime dans l’instant. N’hésitez donc pas à désengorger votre boite mail des missives inutiles. Souvenez-vous que le meilleur mail peut être celui que vous n’enverrez jamais.

Règle 11. D’ailleurs vous vous rappelez de cette newsletter que vous ne lisez jamais et supprimez / classez à chaque occasion ? Si c’est le cas, désabonnez-vous de celle-ci. Ne succombez pas au piège du « et si je loupe une information importante … ».

Règle n°12. Utilisez un antispam, voir un second si vous êtes pollué de manière intensive. Ma société purge les spams facilement identifiable et continue à m’envoyer le reste en préfixant l’objet des mails par « (Pub) ». Dans mon cas j’utilise une redirection automatiquement (règle 9) pour les placer directement dans mon dossier dédié aux spams.

Règle n°13. Supprimez les alertes sonores ou du type popup. D’ailleurs, si vous fermez votre messagerie (règle n°4) cela ne devrait même pas vous gêner.

Règle n°14. Dans le même genre, déconnectez tous les rappels possibles et inimaginables (mails, réseaux sociaux, etc.). J’arrive à voir des personnes qui reçoivent une double alerte (mail + téléphone) pour chaque commentaire sur leur page Facebook et s’y ruer dès que possible. Réservez-vous un moment pour y aller, typiquement pendant une pause ou le soir. Ne vous générez pas plus de stress que nécessaire.

Règle n°15. Ne devenez pas esclave de votre boite mail. Celle-ci peut vite devenir une liste de tâches contrôlée par vos collègues. Ne répondez pas aux mails du type « tu ne pourrais pas … » ? Laissez du temps aux autres pour répondre. Je vois encore trop de personnes qui se permettent de coupler l’envoi de mail + téléphone. Éduquez ces personnes, je sais que le mail fait figure de « preuve écrite » mais cela ne doit pas être une raison pour faire n’importe quoi (et s’il s’agit de votre chef, laissez le mariner un peu). N’oubliez pas, certains problèmes se résolvent d’eux-mêmes, donc ne succombez pas à l’urgence permanente.

En conclusion …

Ne soyez pas victime du syndrome « Tetris », à savoir vider votre boite de réception et traiter tout ce qui s’y trouve, encore et encore et encore. J’ai été victime de ce virus pendant des années et ça ne m’a rien apporté de concret.

Avec un peu d’exercice, et en appliquant les 15 règles ci-dessus, j’ai su désengorger totalement ma boite mail.

Et encore une fois, accrochez-vous à vos préceptes.

En bref – Statistiques, études & recherches

  • Mise à jour : 09/01/2013
Parce que des chiffres sont parfois plus parlant qu’un long discours, j’ai compilé ci-dessous tout un ensemble de données issues d’études et autres enquêtes d’opinions.
N’hésitez pas à me faire parvenir vos autres sources !

L’IT …

  • Est synonyme de stress pour 51% des salariés [1]
    • Entraîne le découragement pour 10,1% des salariés [1]
    • Est source d’agacement pour 25,5% des salariés [1]
  • En 2015 80% des moyens d’accès à Internet seront mobiles (ordinateur, tablette, téléphone, …) [8]
  • En France 90% des 18/29 ans dorment avec leur téléphone mobile [6]
    • 97% des français ont un téléphone mobile [7]
  • 85% des adultes américains ont un téléphone portable (49% possèdent un smartphone) [21]
    • 44% des possesseurs de mobiles dorment avec leur téléphone portable pour ne pas manquer d’appels, de messages ou une notification durant la nuit [21]
    • 67% des possesseurs de mobiles vérifient souvent leur appareil pour voir s’ils n’ont pas manqué un message, une alerte ou un appel (même sans que cela fasse suite à une sonnerie ou une vibration) [21]
    • 29% des possesseurs de mobiles ne s’imaginent pas vivre sans leur apparei l[21]
    • 11% des possesseurs de mobiles s’inquiètent parfois de passer trop de temps avec leur téléphone [21]
    • 39% des possesseurs de mobiles déclarent que certaines de leurs connaissances ce sont plaints parce qu’ils ne répondent pas rapidement aux appels téléphoniques ou aux SMS [21]
  • Les 16/24 ans … [7]
    • 62% consomment plus de 5h d’appels par mois [7]
    • 67% envoient plus de 500 SMS par mois [7]
    • 57% vont sur Internet via leur téléphone mobile tous les jours [7]
  • 45% des personnes interrogées estiment que les outils personnels sont plus efficaces que ceux fournis par la DSI de l’entreprise pour réaliser leur travail [10]
    • ¼ des salariés utilise de manière régulière ses propres outils, sans tenir compte des réticences des entreprises en la matière, notamment en matière de sécurité [10]
    • 67% des employés font usage de leurs téléphones mobile personnels dans le cadre de leur travail [10]

L’infobésité, les mails

  • Un salarié reçoit en moyenne 304 mails par semaine [5]
  • Un salarié consulte en moyenne 36 fois sa boite mail par heure [5]
  • 28% du temps de travail est consacré à la lecture ou la rédaction de mails [17]
  • 46% des salariés ne parviennent pas à (di)gérer les informations dont ils sont bombardés toute la journée [2]
    • 17,3% avouent leur incapacité à gérer ces flux [2]
    • 6,7% disent même ne plus rien contrôler [2]
  • 25% des mails ne sont pas lus [2]
    • Seuls 26,4% les parcourent tous [2]
  • Seuls 28,5% des destinataires de mails lisent l’intégralité des pièces jointes [2]
  • 42,3% des salariés passent de 10 à 30 minutes par jour à revenir sur des documents qu’il a négligé pour y récupérer les informations captées plus tôt [2]
  • Un salarié passe 30% de son temps à chercher des données [11]
    • 50% des recherches d’informations sont infructueuses [12]
    • Les managers passent 2 heures par jour à chercher des informations [13]
  • Un salarié passe 16 minutes pour se reconcentrer après avoir traité ses mails reçus [5]
  • 15% du temps de travail est passé à dupliquer de l’information existante [15]

Les réunions

  • 27,2% des employés en subissent une par jour soit en moyenne 38 minutes quotidiennement [1]
    • 17,6% y consacrent plus d’1 heure [1]
  • 70% des entreprises françaises planifient au moins 7 réunions hebdomadaires [3]
    • 55,1% en moyenne dans les autres pays européens [3]
  • Un salarié assiste en moyenne à 62 réunions par mois [5]
  • 39% des salariés estimaient que le manque d’efficacité des réunions à la française était dû à l’absence d’ordre du jour [3]
  • 1 réunion sur 2 est considérée par du temps perdu [5]
    • Soit en moyenne 31 heures par mois de perdues [5]
  • 96% des salariés rêvassent en réunion [5]
    • 96% des salariés loupent des réunions [5]
    • 39% dorment en réunion [5]
    • 45% saturent du nombre de réunion [5]
    • 73% travaillent sur autre chose pendant une réunion [5]

Le travail

  • Le manque de reconnaissance est pour 26% des salariés le premier facteur expliquant la diminution de leur motivation [4]
  • 65% des employés préférerait changer de chef plutôt qu’obtenir une augmentation [20]
    • 3 employés sur 4 rapporte que leur chef est la part de stress la plus importante de leur travail [20]
    • Dans sa carrière, un employé passera en moyenne 22 mois à se remettre du stress et de l’anxiété provoqué par leur chef [20]
    • Les employés ayant de mauvaises relations avec leur chef ont 30% de risques d’infarctus [20]
  • Un employé est interrompu en moyenne 56 fois par jour [5]
    • Il passe en moyenne 3 minutes par tâche [5]
    • Et passe 2 heures par jour à récupérer le fil de son travail suite aux interruptions qu’il subit [5]
  • 80% des interruptions au travail sont considérées comme étant triviales [5]
  • 60% du temps de travail est considéré comme étant productif [5]
  • 45% des jeunes sont prêts à accepter un emploi moins bien rémunéré mais offrant davantage de
    flexibilité dans le choix des technologies, l’utilisation des réseaux sociaux et la mobilité [9]

    • 1 étudiant sur 3 considère qu’Internet est devenu un besoin vital comme l’air, l’eau, l’alimentation et le logement [9]
  • 44% des employés ne sont pas satisfait de leur emploi
    • Le désengagement actif, pouvant aller jusqu’à lutter activement contre les intérêts de leur entreprise, touchait 28% des actifs français en 2001 [18]
    • Le pourcentage d’actifs américains satisfaits de leur travail à chuté de 61% en 1987 à moins de 50% en 2007 [1 9]
  • 65% des 700+ senior executives interrogés sont déçus par la capacité de leur entreprise à stimuler l’innovation [14]

[1] Enquête du groupe SQLI — 06/2012

[2] Étude réalisée par OnePoll pour Mindjet — 06/2012

[3] Étude réalisée par Doodle — 2009

[4] Baromètre mondial Monster — 03/2010

[5] Étude réalisée par Atlassian — 08/2012

[6] Étude réalisée par Joob — 08/2011

[7] Étude réalisé par Ipsos pour Prixtel — 04/2012

[8] Étude Ericsson — 07/2010

[9] Rapport Cisco Connected World Technology — 2011

[10] Rapport Institute for High Performance Accenture — 01/2012

[11] Étude Butler Group — 10/2006

[12/15] Étude IDC — Dates non précisées

[13] Enquête Accenture — 01/2007

[14] Rapport McKinsey Quarterly

[15] Étude IDC

[16] Étude Right Management — 2012

[17] Étude McKinsey Global Institute — 07/2012

[18] Étude Ifop-Gallup — 2001

[19] Étude Conference Board — 2007

[20] Etude du National Bureau of Economic Research — 08/2012

[21] Etude Pew — 11/2012

L’Orange stressée

Vous avez surement dû avoir écho de la vidéo de cette joute verbale entre un salarié d’Orange et un agent de la SNCF. Les paroles qui y sont proférées sont d’une rare violence.

Bien évidemment, l’opérateur français a retrouvé le « fautif » et a aussitôt chargé le personnage comme étant en détresse personnelle croisé d’un cas de mythomanie avéré.

Cela me fait néanmoins penser aux années Thierry Breton, aux pratiques individualistes et agressives qui prédominent dans certaines entreprises. Le parallèle n’est peut-être pas si tordu que cela.

Quoiqu’il en soit, en quelques minutes nous avons droit à une belle leçon morale à base de :

  • Le riche paye pour les feignants / fonctionnaires
  • Les français ne savent pas travailler
  • Les riches se barrent
  • Le pauvre peut (va) crever

Douce France …

Optimisez votre prise de notes (et oubliez le papier)

On vous assomme de réunions soporifiques ? D’appels téléphoniques interminables ? De cours théoriques tous plus imbuvables les uns que les autres ?

J’ai été victime de ce type de syndromes. Avec le temps, j’ai éprouvé de nombreuses techniques plus ou moins efficaces, ainsi qu’une panoplie non négligeables d’outils.

Faites simple, optimisez

J’ai condensé ci-dessous 5 conseils, fruits de mes observations. Cela devrait vous aider à vous perfectionner dans cette discipline !

1. Ne notez que l’essentiel. Évitez le superflu, utilisez des abréviations au maximum. N’oubliez pas que vous êtes au mieux le seul qui consultera de nouveau vos notes. Si vous avez besoin de les partager, les autres feront avec (au pire, fournissez-leur une notice de traduction … ).

2. Par extension, ne vous répétez pas. Pour les commerciaux, créez vous des formulaires scriptés (même sous Excel), cela vous fera gagner du temps et vous permettra même d’aiguiller la conversation vers où vous voulez qu’elle aille. Pour les étudiants, organisez votre prise de note en fonction du plan de cours.

3. Écoutez, échangez. Pratiquez l’écoute active. Je vois trop de personnes qui passent le temps d’une réunion planquées derrière leur clavier (à moins que ce soit pour flâner sur Facebook) ou à noircir des pages entières de choses inutiles. Faites ce pour quoi vous êtes là, posez des questions, soyez actif et non passif. Il n’y a rien de pire que d’avoir l’impression (bonne ou fausse) que votre interlocuteur ne vous écoute pas totalement.

D’ailleurs dans prise de notes, il y a « notes ». On ne vous parle pas d’écrire le prochain prix littéraire de la rentrée. Votre prise de notes ne doit pas altérer le reste.

Astuce : Si la peur de manquer une information importante vous paralyse, essayez au moins une fois de ne pas prendre de notes là où vous devriez en prendre. Vous serez surpris de voir l’efficacité que l’écoute active peut avoir.

4. Facilitez-vous le travail. Un point vous semble plus important qu’un autre ou nécessite une recherche future ? Signalez-vous ce type d’informations via un code facilement reconnaissable (couleur, annotation, etc.). Comme indiqué plus haut, utilisez des abréviations, des signes, osez donc -pour les plus jeunes- mettre à profit vos années de pratique du SMS (retournez ce soit-disant désavantage en force).

5. Utilisez le bon outil ! Je vois encore de nombreux adeptes du papier. Je n’y suis pas opposé, mais en terme d’efficacité le match est perdu d’avance comparé à une solution du type d’Evernote (voir ci-dessous).

Oubliez le papier !

Mettons les pieds dans le plat, j’ai un avis assez radical le sujet. De mon point de vue le papier est :

  • Périssable. Qui n’a jamais vu un cahier pourri par je ne sais quoi ? Et je ne parle même pas de l’épreuve du temps …
  • Ne vous informe pas automatiquement de données triviales, typiquement la date de création ou de mise à jour. Encore une fois, gagnez du temps en vous évitant de noter des informations superflues.
  • N’est pas versionné. A moins de vous amusez à faire chauffer l’imprimante à la moindre modification et/ou à faire un usage immodéré d’un correcteur (mais est-ce réellement souhaitable ?)
  • N’est pas facilement partageable. Au pire vous prêterez un document que vous ne reverrez jamais, au mieux vous perdrez votre temps au photocopieur.
  • Recherche et classement difficile. Pas d’indexation automatique, pas de classements par tags, etc. etc. je me demande encore comment arrivent à fonctionner certaines professions (typiquement les juristes, qui surnagent sous la paperasse).
  • Pas d‘ubiquité. On diabolise assez les usages d’Internet pour néanmoins reconnaître qu’une information accessible de manière instantanée sur autant d’appareils possibles puisse être d’une efficacité diabolique (smartphone, ordinateur, tablette, …). Pour les étudiants n’hésitez pas à en abuser pour vous partager vos cours voir mieux, vous diviser la prise de note.
  • Est lourd. Concrètement parlant, des octets ne seront jamais comparables à des grammes. Ayant indirectement subi les joies des cartables surchargés dans ma jeunesse, j’ai toujours eu horreur de multiplier le papier là où il n’était pas nécessaire.
  • Écrire est une active lente comparée au nombre de mots par minute que l’on peut abattre avec un ordinateur.
  • Et le fin du fin, si comme moi vous avez une écriture que l’on pourra qualifier d’illisible (je suis gaucher, on ne se refait pas …), cela vous évitera au pire une réécriture totale (j’étais coutumier du fait durant mes études), au mieux un bon mal de crâne à chaque relecture.

Ceci étant dit, en parlant d’outils, mon métier m’oblige et m’a obligé à tester tout un tas de logiciels pour lesquels on pouvaient y pratiquer une quelconque prise de note. J’essayerai d’en faire le tour dans un prochain article.

Comment rendre vos tâches réalisables

Si comme moi vous avez la fâcheuse tendance à procrastiner, voici une astuce toute simple qui vous permettra de rendre vos tâches plus facilement réalisables.

Écrivez vos tâches sous la forme suivante : verbe / action + objet / précisions

Préférez par exemple « Enregistrer un nouveau message sur mon répondeur téléphonique » plutôt que « Message sur répondeur ». Où bien « Aller s’inscrire à la bibliothèque (apporter pièces justificatives) » à la place de « Bibliothèque « .

La mise en contexte de l’action à réaliser, via l’utilisation d’un verbe peut vous motiver à réaliser la tâche en question. Soyez donc directif avec vous-même, et surtout soyez précis.

Ne planifier jamais les tâches qui ne nécessitent pas de l’être. N’hésitez pas à diviser les tâches en plusieurs sous-tâches. Un projet du type « Préparer le rapport annuel » peut nécessiter plusieurs sous-tâches. Cela aura aussi pour effet (via la précision à laquelle vous vous astreindrez) de ne pas oublier les détails des différentes actions en question.

Bien évidemment, cela vous facilitera la vie si vous utilisez des logiciels de tâches collaboratives (type Wunderlist ou Remember The Milk).