Comment se désintoxiquer de sa boite mail

Vous croulez sans doute sous un amas de mails. L’essor du Web 2.0, des réseaux sociaux n’arrange pas la donne : toujours plus de notifications, de spams, d’informations à ingérer. C’est l’overdose assurée !

La saturation est telle que 28% du temps de travail est consacré à la lecture ou la rédaction de mails. Ajoutez à cela le stress généré par la sensation de perte de contrôle, l’incapacité à se concentrer, etc. etc.

Je suis passé par là et rassurez-vous, des solutions simples existent. Un seul conseil avant de vous plonger dans les lignes qui suivent : soyez intransigeant.

Si cela peut vous aider, prenez cela comme un jeu, mais testez les choses de bout en bout. Voyez si cela génère des résultats. Ne perdez pas de vue qu’il est grand temps de vous désintoxiquer et qu’à l’image d’autres dépendances plus « communes », plus vous tarderez à vous attaquer au problème, et plus il sera compliqué d’y remédier.

15 règles pour soigner votre dépendance

Règle n°1, si vous souhaitez vous sortir d’une surcharge de mail, arrêtez de répondre aux mails (surtout pour ne rien dire d’intéressant, du genre une réponse d’une seule ligne avec un simple « merci »). Retenez cette règle simple : plus vous produirez de mails et plus vous en aurez en retour.

Règle n°2. Évitez également de passer trois heures à écrire un superbe mail que personne ne lira. Arrêtez de vous auto-générer des problèmes, d’utiliser une écriture consensuelle inhérente à votre entreprise (cf. novlangue) et de mettre toute la terre en copie sauf si cela est vital ou nécessaire. Soyez synthétique et n’utilisez le média mail que quand cela est strictement nécessaire.

Règle n°3. Indiquez clairement l’objet de votre mail … dans la case objet ! Si vous devez malgré tout faire suivre un mail à quelqu’un ou lui écrire un mail très bref, indiquez de manière synthétique le plus d’informations dans l’objet du mail (je vois encore trop de mails dont l’objet commencent par « Re: »).

Règle n°4, et sans doute la plus importante. Fermez votre client de messagerie immédiatement ! Ne l’ouvrez qu’à heures fixes (personnellement j’ai adopté avec succès le 11 heure / 16 heure). La messagerie est hypnotique et dangereusement chronophage, ne tombez donc pas dans ce piège (je connais une entreprise qui lance Outlook au démarrage, ne tombez pas dans ce type d’excès).

Règle n°5. Vous perdez naturellement trop de temps à traiter des mails, donc groupez vos actions et n’oubliez pas que les soi-disant urgences peuvent souvent attendre. Dans le pire des cas, le téléphone existe … Passer sa journée le nez dans sa messagerie est un signe d’improductivité !

Règle n°6. Oubliez vos dossiers, vos classements, vos documents. Cela est une perte de temps pure et simple que vous pourriez mettre à profit pour lire ce qui doit être lu et comprendre ce qui doit être compris. C’est aussi inutile qu’un étudiant qui passe son temps à reclasser ses notes mais n’y jette jamais un seul coup d’œil.

Règle n°7. D’ailleurs, si vous avez besoin de retrouver un mail, le moteur de recherche intégré à votre messagerie existe !

Règle8. N’envoyer pas de pièces jointes avec vos mails. Préférez des systèmes de partage du type DropBox, Google Drive, Evernote, etc. Si votre entreprise ne vous en laisse pas la possibilité, vous devez bien avoir un serveur de fichier à votre disposition !

Règle 9. Utilisez des règles de classement automatique, les indicateurs de suivi et autres codes couleurs. Par exemple, je classe automatiquement tous les mails pour lesquels je suis en copie dans un dossier dédié. Je ne parcours ces derniers quand cela est nécessaire (une fois tous les 2/3 jours), partant d’un principe simple : un mail que l’on m’adresse en copie n’est là que pour m’informer.

Règle n°10. J’ai l’habitude de dire qu’un bon mail est un mail qu’on lit et que l’on supprime dans l’instant. N’hésitez donc pas à désengorger votre boite mail des missives inutiles. Souvenez-vous que le meilleur mail peut être celui que vous n’enverrez jamais.

Règle 11. D’ailleurs vous vous rappelez de cette newsletter que vous ne lisez jamais et supprimez / classez à chaque occasion ? Si c’est le cas, désabonnez-vous de celle-ci. Ne succombez pas au piège du « et si je loupe une information importante … ».

Règle n°12. Utilisez un antispam, voir un second si vous êtes pollué de manière intensive. Ma société purge les spams facilement identifiable et continue à m’envoyer le reste en préfixant l’objet des mails par « (Pub) ». Dans mon cas j’utilise une redirection automatiquement (règle 9) pour les placer directement dans mon dossier dédié aux spams.

Règle n°13. Supprimez les alertes sonores ou du type popup. D’ailleurs, si vous fermez votre messagerie (règle n°4) cela ne devrait même pas vous gêner.

Règle n°14. Dans le même genre, déconnectez tous les rappels possibles et inimaginables (mails, réseaux sociaux, etc.). J’arrive à voir des personnes qui reçoivent une double alerte (mail + téléphone) pour chaque commentaire sur leur page Facebook et s’y ruer dès que possible. Réservez-vous un moment pour y aller, typiquement pendant une pause ou le soir. Ne vous générez pas plus de stress que nécessaire.

Règle n°15. Ne devenez pas esclave de votre boite mail. Celle-ci peut vite devenir une liste de tâches contrôlée par vos collègues. Ne répondez pas aux mails du type « tu ne pourrais pas … » ? Laissez du temps aux autres pour répondre. Je vois encore trop de personnes qui se permettent de coupler l’envoi de mail + téléphone. Éduquez ces personnes, je sais que le mail fait figure de « preuve écrite » mais cela ne doit pas être une raison pour faire n’importe quoi (et s’il s’agit de votre chef, laissez le mariner un peu). N’oubliez pas, certains problèmes se résolvent d’eux-mêmes, donc ne succombez pas à l’urgence permanente.

En conclusion …

Ne soyez pas victime du syndrome « Tetris », à savoir vider votre boite de réception et traiter tout ce qui s’y trouve, encore et encore et encore. J’ai été victime de ce virus pendant des années et ça ne m’a rien apporté de concret.

Avec un peu d’exercice, et en appliquant les 15 règles ci-dessus, j’ai su désengorger totalement ma boite mail.

Et encore une fois, accrochez-vous à vos préceptes.