Le jour où j’ai décidé de désinstaller Microsoft Office

Dans 100% des nombreuses entreprises et organisations pour lesquelles j’ai opéré, l’intégralité de la collaboration bureautique tournait autour du seul Microsoft Office. Plus qu’un logiciel érigé en standard, j’ai toujours été étonné de voir la relative fébrilité que pouvait susciter autour de moi la remise en cause de cet « étalon ». Émettre la simple hypothèse de l’abandon du logiciel permettant aujourd’hui de réaliser la quasi-totalité des opérations de nombreuses entreprises est souvent rapidement balayée. Nous parlons tout de même d’1 milliard d’utilisateurs.

Office-dépendance

Car ce qui me fascine reste notre addiction au document, plus qu’au logiciel en lui-même. Pourquoi créer un document Word ? Une présentation PowerPoint ? Un tableur Excel ?

Les documents abstraits (cahier des charges, spécifications…) créent une illusion d’accord qui repose sur une interprétation

  • Rework, Jason Fried et David Heinemeier Hanson, 37Signals

Une note ne suffirait-elle pas ? Voir l’utilisation d’un logiciel plus adapté au besoin ? Prenez l’exemple de Basecamp ou Jive qui, s’ils permettent de stocker vos fichiers, vous permettent de créer un fichier texte en ligne. Car sans remettre totalement l’utilisation d’un réel traitement de texte (lorsque le besoin s’en fait ressentir), qu’est-ce qu’un fichier si ce n’est une version portative d’un texte ?

Portative oui, mais autonome. La différence ? Une intelligence que le document classique ne peut intégrer, à savoir la collaboration / l’intelligence collective mais surtout un non-attachement au totem que représente le fichier. La plateforme le remplace, et devinez quoi, ce n’est finalement pas plus mal.

Supprimer Office ?

Mais la question n’est pas de savoir si le fichier a, ou non, son utilité. Il peut tout à fait sembler logique de travailler via fichiers, de créer des documents et d’utiliser Microsoft Office. Bien heureusement ! Je voulais surtout me confronter à contredire la règle non-dite du standard auto-proclamé qu’est Microsoft Office. Pouvais-je réellement me passer de l’utiliser ?

Et bien cela fait un peu plus d’1 an et demi que j’ai désinstallé Microsoft Office.  Et s’il vous faudra minimum trois mois, de mon point de vue, pour pouvoir s’astreindre à un tel changement, première nouvelle, Microsoft Office ne m’a pas manqué plus que cela. Signe que s’en passer est possible. J’ai bien évidemment dû le remplacer, m’astreindre à certains palliatifs et devoir pleurer certains détails / fonctionnalités. J’avais finalement réussi à me libérer  du dictat qu’il m’imposait …

Mais le changement personnel que l’exercice allait induire n’était finalement rien en comparaison de la gestion de l’obstacle numéro 1 à affronter : clients, collègues, collaborateurs, partenaires, proches, etc.

La standardisation

Et oui messieurs les responsables et autres DSI. Ne croyez pas que le principal défaut des solutions palliatives est de n’être pas aussi qualitativement bon que Microsoft Office (et que vos utilisateurs méritent bien une telle dépense). C’est un fait, mais un détail s’il on garde à l’esprit que nous n’utilisons en moyenne que moins de 5 à 10% des fonctions proposées par une suite logicielle de ce type.

Non, ce qui est bloquant est son universalité : Office souffre du même mal qu’Internet Explorer en son temps : il est devenu un standard. Ne tentez pas des pilotes restreints à quelques utilisateurs car vous serez rapidement bloqués par des soucis de compatibilité entre population. Ne vous focalisez pas sur de simples fonctions car vous aurez rapidement l’impression de tourner en rond. Prenez l’exemple de la la ville de Munich, qui a brillamment finalisé son projet de migration de ses 15.000 utilisateurs vers Linux et OpenOffice.

Pour ma part, j’ai choisi non pas de privilégier ma propre expérience de la bureautique, mais me payer le luxe d’être au niveau de mes collègues et de réinstaller ce bon vieux Microsoft Office. Car si je n’ai pas totalement réussi à me passer d’Office, j’en ai réduit son utilisation au maximum.

Citation : Motiver ses employés

Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite

— Henry Ford

Au détour d’une mission, j’ai un jour croisé cette citation, fièrement inscrite sur un mur, visible et ostentatoire. Mais à voir les agissements des collaborateurs dans cette entreprise, la citation faisait sourire.

Notez également que l’illustre auteur de cette citation n’est d’ailleurs pas connu pour ses valeurs humanistes …

Le travail collaboratif est utopique

La collaboration est une chose qui existe rarement dans nos entreprises. Mais de quoi donc parlons-nous, lorsque nous abordons la notion de collaboration ? Tout au plus du travail coopératif, que l’on peut distinguer d’avec le travail collaboratif de la manière suivante.

  • Coopératif : Agir conjointement à l’exécution
  • Collaboratif : Travailler ensemble

Comme le décrit Marie-France Blanquet, le travail collaboratif représente l’exécution d’activités en groupe, là où la coopération fait appel à l’entraide et l’esprit d’équipe. Dans le premier cas, celui de la collaboration, un engagement mutuel est nécessaire pour résoudre le travail à effectuer, donc une volonté non subie. Dans le second, la coopération, chacun est responsable d’une partie d’un ensemble représentant le travail à effectuer, et donc un travail subi car ordonné.

Les pratiques managériales actuelles s’accommoderaient donc mieux de la coopération, et en allant plus loin dans l’analyse, cela nous rappelle aux principales raisons du dérèglement du travail que nous constatons actuellement.

La recherche de qualité totale déshumanise totalement le rapport au travail, élève le processus au delà de l’humain et  nécessite l’ordonnancement des tâches ainsi qu’une coopération des employés. De l’autre côté, l’évaluation individualisée des performances pousse la division du travail à un point tel que toute approche collective devient automatiquement caduque, rendant le travail collaboratif utopique.

JIVE : Premiers pas

A en croire les analystes JIVE est ce qui se fait de mieux dans la catégorie des Social Software. La société déclare même avoir inventé le Social Business, feignant indirectement la concurrence assez féroce qui règne sur ce marché.

A l’occasion de la sortie de la dernière mouture de l’application (JIVE Engage ou SBS 6, disponible en version d’essai via sa plateforme SaaS), je me suis lancé dans une évaluation rapide de la plateforme.

Première impression, de nombreux wizards et autres aides en ligne fortement intégrées permettent de guider de manière ludique le nouvel arrivant. Simple et efficace, la plateforme invite l’utilisateur à tester l’ensemble des fonctions en suivant un cours méthodiquement orchestré (un indicateur de découverte nous pousse à jouer le jeu).

JIVE propose des fonctionnalités assez standards : création de communautés, ECM, etc. mais aussi plus poussées (analytics, activity streams, app store, etc.).

Dernier point et non des moindres, JIVE propose un ensemble d’outils permettant de s’interconnecter à la plateforme :

  • Module Office/Outlook
  • Module navigateurs (JIVE Anywhere)

La solution Cloud de JIVE est disponible pour 12/18€ par mois et par utilisateur : http://www.jiveon.com

Tour d’horizon d’Office 365

L’ouverture de la beta publique de l’offre Cloud collaborative de Microsoft fait beaucoup parler d’elle. Tout le monde en parle, juge sur pièce, les avis vont du tout au tout, les comparaisons vont bon train.

Histoire de vous forger votre propre avis, je vous livre mon petit tour d’horizon d’Office 365.

Note : Je vous passe les formulaires de demande et de confirmation de l’inscription à la beta. Ces éléments évolueront lors de la release publique, donc autant ne pas trop s’y attarder.

Au menu d’Office 365, nous retrouverons les produits suivants :

  • Outlook pour la messagerie / agenda / contacts
  • Office avec Excel, Word, PowerPoint et OneNote
  • Lync pour le présentiel / chat
  • SharePoint pour les sites d’équipes et votre site Web

1. Accueil

A la première connexion, l’ensemble des fonctionnalités d’Office 365 se mettent en marche et se configurent automatiquement. Cela nécessite quelques minutes pour le provisioning, rien de très méchant cependant. La première approche du produit passe donc par la page d’accueil du produit.

Claire, plutôt simple, les options de démarrage permettent rapidement de se lancer dans l’utilisation. On retrouve, outre les liens vers les différentes briques communautaires (je n’en parlerai pas ici, mais l’ensemble est plutôt de bonne facture), les différences ressources « téléchargeables » nécessaires à la configuration de votre poste de travail.

2. Téléchargements complémentaires

Pas de chat intégré en mode Web, d’où l’obligation de passer par un client lourd Lync 2010 (disponible pour Windows seulement). Je me passerai donc d’évaluer celui-ci, pour me concentrer sur les produits Web.

Pour compléter l’ensemble, un second téléchargement est mis à disposition, vous permettant de rendre compatible votre PC (et accessoirement votre suite Office 2007/2010) avec Office 365.

3. Outlook

Sans surprises, on se retrouve face à une copie de l’Outlook Web App déjà disponible sous Exchange. Pas de fioritures, les fonctionnalités sont simples mais répondent parfaitement au cahier des charges.

Outlook Web App

4. Office et SharePoint

A la création de documents, aucun doute n’est permis, la brique centrale d’Office 365 est SharePoint (vous retrouverez rapidement vos marques via l’utilisation de la charte graphique par défaut de SharePoint 2010). La déclinaison des Office Web Apps de SharePoint 2010 n’offre donc également aucune réelle surprise (encore une fois, les options proposées sont issues de l’héritage des produits Microsoft).

PowerPoint Web App

Word Web App

OneNote Web App

Excel Web App

Côté SharePoint, nous retrouvons la richesse du produit. La liste des modèles est vaste (Blog, Wiki, Sites d’équipes, Recherche, Projets, etc., etc.), l’interface d’administration est complète, le produit est bien évidemment exploitable au travers de SharePoint Designer 2010. Visual Studio 2010 est également la partie (un guide du développeur a déjà été publié à cet égard).

Un site SharePoint (intitulé « Site Web ») pré-paramétré et disposant d’options de personnalisations, vous permettra de créer et publier rapidement un site exposé sur l’Internet. Je trouve l’idée plutôt bonne.

6. Conclusion (Work In Progress)

Souvent, présenter un produit multi-facettes reviens rapidement à parler de « briques». Dans le cas d’Office 365 il est clair que le terme risque de faire école, même si bien évidemment la jeunesse de l’offre excuse un peu cela …

Au final, Microsoft s’appuie logiquement sur son existant et s’essaye au SaaS en jouant la carte de la sécurité. L’offre parait, de mon point de vue, extrêmement adaptée aux entreprises déjà équipées d’environnements Microsoft et ayant la volonté de s’avancer prudemment vers le Cloud. Côté fonctionnel, le manque de transversalité entre les différents produits est handicapant (à l’instar des produits On Premises de la firme de Redmond). Rien de tout cela n’empêchera de faire d’Office 365 un outil de productivité de qualité.

Où se trouve donc sa réelle valeur ajoutée ? Eh bien, vous en tirerez les enseignements que vous voudrez, mais Microsoft continue dans la voix de l’intégration au poste de travail (déjà présente via SharePoint). A savoir, des outils Web fortement liés aux outils Office en mode « client lourd ». Pour Microsoft, le poste de travail n’est pas représenté par le navigateur mais par sa suite d’outils de productivité. Et vu la cargaison de licences vendues, l’inverse aurait été étonnant … Une philosophie qui permet à Office 365 de se démarquer de la concurrence, à défaut de s’acheter une véritable identité.