Comment se désintoxiquer des réunions

Dans la même série, après le mail et le smartphone, je vous propose une liste d’astuces pour vous permettre de vous désintoxiquer des réunions.

En tant qu’avatar du travail de bureau, la réunion est une pratique qui tient à l’organisation même du travail. Pas une prise de décision sans réunion, pas d’initialisation de projet sans réunion, etc. Elle prend une place non négligeable dans notre travail et fait partie de notre quotidien.

Ainsi de multiples études nous confirment cette importance que l’on ne pourrait définir comme relative. Pour 40% des employés, les réunions occupent en moyenne 38 minutes quotidiennement (18% y consacrent plus d’une heure). Vous avez même eu connaissance de l’histoire de cet homme arrêté par l’inspection du travail pour avoir multiplié les réunions, allant jusqu’à en organiser 17 par jour.

Ces dernières années, l’Inspection du travail a noté une recrudescence de ce qu’elle nomme une forme aiguë de « réunionite ». « C’est un sujet extrêmement tabou, surtout dans les milieux de la finance. Mais on nous signale de plus en plus d’affaires de ce type », explique un responsable départemental. Une recrudescence qui a poussé l’Inspection du travail à mettre en place un Numéro vert pour les victimes de réunions abusives. « Si vous ou un de vos proches êtes victimes ou témoin, agissez, brisez le tabou. »

Ce que la statistique ne dit donc pas, outre l’importance de temps passé en réunion, c’est l’efficacité de ces dernières. Si cet homme et cet exemple sont un cas extrême, cela dénote surtout de la place donnée aux réunions dans nos organisations et dans l’exécution de notre travail, confirmant de plus l’hégémonie de la pratique dans les structures fortement hiérarchisées eu égard le silotage du travail.

On parlera donc, dans ce cas précis, de réunionite aiguë.

4 règles pour commencer à lâcher prise

Règle n°1 – Arrêtez d’organiser des réunions

Arrêtez d’organiser des réunions pour organiser des réunions ! Je m’étonne toujours d’arriver dans des réunions :

  • Où rien de concret ne se passe (une réunion doit absolument déboucher sur quelque chose)
  • Où on déroule un document à la manière d’une émission télé, sans interaction
  • Où on comble les lacunes des autres (tu n’as pas lu le document à lire initialement ? tant pis pour toi)
  • Où on revient sur des éléments précédemment débattus
  • Où on ressasse d’anciennes réunions
  • Où on se réunit pour flageller ou féliciter
  • Etc.

Une réunion doit être un lieu d’action. On ne réunit pas des personnes dans une même pièce ou à distance pour prêcher le vide, s’informer et « éventuellement », prendre des décisions. Les décisions doivent être prises ou tout du moins abordées auparavant, pas dans le cadre d’une réunion.

Soyez donc sur ce point et appliquez-le quotidiennement.

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Règle n°2 – Arrêtez d’assister aux réunions

Nous sommes tous plus ou moins conscients d’assister à trop de réunions. Enchainer les réunions est totalement contre-productif. Pourtant je vois certains « VIP » de grandes sociétés passer leur vie en réunion. Difficile de les croire réellement conscients de la vie de leur entreprise une fois sortie de leur bulle. J’ai un jour rencontré un dirigeant m’avouant son incapacité à gérer le problème : « Je n’arrive même plus à savoir quand je ne suis pas réunion ». Ne tombez pas dans les excès !

Arrêter d’y assister est une méthode simple et radicale. Expliquez votre point de vue, exposez le gain de productivité que cela peut consister pour vous. Demandez si vous pouvez vous astreindre d’assister à une réunion, cela peut aussi être vertueux dans le sens où vos collègues se verront obligés de réaliser un compte rendu de digne de ce nom (vous savez, ces documents que personne ne lit, étant donné que tout le monde assistait à cette fichue réunion !).

Arrêtez également de penser que votre présence est indispensable, ou même de croire que vous vous devez d’y être « au cas où ». Dans le pire des cas, demander à fixer vos interventions en début de réunion pour vous éclipser le moment venu. Vous n’avez pas idée du nombre de personnes qui passent leur temps à faire autre chose en réunion, pianote leur téléphone, discutent, voir mangent pendant une réunion … cela est caractéristique d’un dysfonctionnement que ne pouvez subir plus longtemps.

Dernier argument : le coût d’une réunion.

Nombre de participants x Taux horaires x Temps de la réunion

Ex: 5 participants x 100 € x 2 h = 1000€

Règle n°3 – Préparer votre réunion

Trop de réunions sont fixées sans se préoccuper du temps, qui est pourtant la denrée la plus rare qui soit. Tenez-vous aux horaires, soyez à l’heure de bout en bout.

De plus, on ne se réunit pas pour parler chiffon, mais principalement pour régler des problèmes. Communiquez votre ordre du jour, échangez sur celui-ci AVANT la réunion. Indiquez aux autres que vous êtes ouvert à l’évolution de ce dernier en préambule, mais qu’au démarrage de la réunion, l’ordre du jour servira de fil d’Ariane, évitant les tergiversations et autres digressions, vous offrant un moyen de recadrer si nécessaire.

Fournissez une liste d’éléments à connaitre AVANT le début de la réunion. Elle ne doit pas être un lieu ou tout s’apprend et on passe notre temps à faire de la lecture ou de la remise à niveau pour les absents.

Règle n°4 – Faites vivre votre réunion

Vous vous réunissez pour un but bien précis. Coupez les téléphones portables, les messageries, etc. barricadez-vous si nécessaire. Les interruptions sont ce qui entravent le plus notre travail quotidien, ne les laissez pas vous envahir dans l’espace clôt et cadré qu’est la réunion.

Ne soyez pas tendre avec les retardataires, vous n’avez pas de temps à perdre avec eux.

Comprenez également qu’une réunion ne doit pas être à rallonge, mais est avant tout un lieu qui valide les décisions et permet de se fixer des objectifs à tenir.

Essayez également de ne pas organiser de réunions à rallonge. Pour cela, suivez votre ordre du jour et laissez à chacun un temps de parole, et n’hésitez pas à interrompre les personnes qui confondent réunion et place de marché.

Le Principe de Dilbert

Votre entreprise est-elle dilbertienne ?

Le principe de Dilbert est un corolaire satirique du Principe de Peter. Selon l’auteur de la bande dessinée Scott Adams :
Les employés les moins compétents sont systématiquement affectés aux postes où ils risquent de causer le moins de dégâts : ceux de managers.
Par extension, les employés les plus compétents ne sont en aucun cas promus, car irremplaçables à leurs postes actuels

Le principe de Dilbert