Self Management en entreprise où l’absence d’apprentissage d’une « hygiène » digitale

J’ai un fils de 2 ans et demi qui fait ma fierté. Ce petit bonhomme m’étonne de jour en jour, et je m’émerveille autant à le voir grandir que lui à découvrir des choses qui me paraissent anodines. Prenez l’exemple du brossage de dents : son habilité grandit avec la pratique, mais nous veillons, ma femme et moi, à lui montrer la bonne voie. Où tout du moins celle que nous pensons bonne pour lui, en accord avec nos principes, notre expérience, etc. L’hygiène s’apprend, s’acquiert dès le plus jeune âge, je ne vais pas vous faire un cours sur le sujet.

Hygiène. Ensemble des principes, des pratiques individuelles ou collectives visant à la conservation de la santé, au fonctionnement normal de l’organisme

Cet ensemble de principes, de pratiques individuelles ou collectives visent à conserver sa santé, à faire que son organisme fonctionne bien. Ne dit-on pas « Avoir une bonne hygiène de vie » ou « Avoir une bonne hygiène alimentaire ». Mais pour autant, ces réflexes s’acquièrent dans l’intimité et sont les bases invisibles et implicites de nos organisations humaines. Ecoles, collectivités, associations, entreprises, etc.

J’en viens donc au Self Management. Cette discipline, que l’on rapprochera des techniques du développement personnel, se développe aujourd’hui de plus en plus. Son objectif ? nous permettre, au moyen de méthodes et autres routines, d’auto-gérer correctement un travail plus que jamais digitalisé. La méthode sans doute la plus répandue : Getting Things Done.

J’assimile le Self Management à l’hygiène digitale. Savoir gérer ses tâches, ses mails, etc. Néanmoins, à l’inverse de l’hygiène corporelle, nous n’apprenons que très peu à la gérer. Nos parents n’étaient pas là pour nous apprendre, tout autant que l’école. Avec le temps, nous nous sommes pliés à ce que nous pensions tous bon pour nous, chacun affinant ses techniques d’auto-gestion, d’auto-organisation.

Le Self Management en entreprise se doit d’être acquis. Rien ni personne ne vient vous dire comment faire. On vous abandonne à une myriade d’outils et on se passe des astuces sous le bras comme autant de coutumes locales.

Mais à l’heure de l’infobésité et du stress numérique plusieurs éléments viennent renforcer la nécessité d’une prise de conscience sur le sujet :

  • L’accélération constante des changements : tout va toujours vite. A chacun d’être toujours plus véloce et absorber une augmentation croissante de contenus, de tâches et autres redevabilités (lisez et gardez la phrase qui suit bien en tête et prenez du recul sur ce sujet, vous serez surpris de sa cruelle réalité = votre boite mail est une liste de tâches que vous ne contrôlez pas). Ce n’est pas l’objet de ce billet mais le sujet de l’absorption de cette vélocité et ces changements permanents cachent également une incapacité des organisations et méthodes managériales à supporter cet état de fait.
  • Des systèmes surchargés et inadaptés : Outlook n’est pas un bon logiciel de Self Management. Pourtant 90% des entreprises doivent fonctionner avec ce seul logiciel devenu un quasi standard. Malgré tout il est inefficace à deux tâches essentielles : organiser et chercher. Résultat, la plupart des utilisateurs passent un temps fou à trier leurs mails, à les archiver (quotas oblige non ?) et passent encore plus de temps à chercher une information qu’ils pensaient avoir sous la main. Pire, Outlook n’est pas le seul système posant problème, tout y passe ou presque, la liste est très très … mais très longue !
  • Des utilisateurs qui supportent tout : trop de changements rapides, des systèmes surchargés et inadaptés. Dans les cas deux, ce sont les employés qui trinquent. C’est à ce moment qu’on se rappelle le paradoxe de Robert Solow : « on voit des ordinateurs partout sauf dans les statistiques de la productivité ».

A l’heure où je vous parle, une règle prévaut toujours en entreprise : « Un problème = un logiciel ». Tout ceci alimente le monstre digital et ne mène à rien. On sur-déploie des systèmes que l’on sous-utilise. Cela coûte cher à déployer, à maintenir et à faire adopter (quand cela l’est réellement).

J’appelle à une vraie prise de conscience sur le sujet. Décideurs IT, rationalisez vos systèmes ! Faites plus avec moins. N’écoutez et n’acceptez pas aveuglement toutes les demandes de vos utilisateurs, ce n’est la porte ouverte qu’à un grand n’importe quoi. Soyez les gardiens du temple, arrêtez de penser qu’une fois déployé, un logiciel se suffit à lui-même. Les actions d’accompagnement d’après déploiement (principalement sur le long terme) sont les plus importantes et les moins répandues en entreprise. Mesurez et écoutez la satisfaction dans le temps. Partez du principe qu’un collaborateur a autant voire plus d’importance qu’un client et optez pour une vraie symétrie digitale. Osez vous pencher sur la problématique du Self Management, vous serez surpris de voir qu’à mieux comprendre les usages de vos utilisateurs, vous en apprendrez plus sur votre système d’information que toute la matière technique sur laquelle vous vous noyez depuis des années.