Self Management en entreprise où l’absence d’apprentissage d’une « hygiène » digitale

J’ai un fils de 2 ans et demi qui fait ma fierté. Ce petit bonhomme m’étonne de jour en jour, et je m’émerveille autant à le voir grandir que lui à découvrir des choses qui me paraissent anodines. Prenez l’exemple du brossage de dents : son habilité grandit avec la pratique, mais nous veillons, ma femme et moi, à lui montrer la bonne voie. Où tout du moins celle que nous pensons bonne pour lui, en accord avec nos principes, notre expérience, etc. L’hygiène s’apprend, s’acquiert dès le plus jeune âge, je ne vais pas vous faire un cours sur le sujet.

Hygiène. Ensemble des principes, des pratiques individuelles ou collectives visant à la conservation de la santé, au fonctionnement normal de l’organisme

Cet ensemble de principes, de pratiques individuelles ou collectives visent à conserver sa santé, à faire que son organisme fonctionne bien. Ne dit-on pas « Avoir une bonne hygiène de vie » ou « Avoir une bonne hygiène alimentaire ». Mais pour autant, ces réflexes s’acquièrent dans l’intimité et sont les bases invisibles et implicites de nos organisations humaines. Ecoles, collectivités, associations, entreprises, etc.

J’en viens donc au Self Management. Cette discipline, que l’on rapprochera des techniques du développement personnel, se développe aujourd’hui de plus en plus. Son objectif ? nous permettre, au moyen de méthodes et autres routines, d’auto-gérer correctement un travail plus que jamais digitalisé. La méthode sans doute la plus répandue : Getting Things Done.

J’assimile le Self Management à l’hygiène digitale. Savoir gérer ses tâches, ses mails, etc. Néanmoins, à l’inverse de l’hygiène corporelle, nous n’apprenons que très peu à la gérer. Nos parents n’étaient pas là pour nous apprendre, tout autant que l’école. Avec le temps, nous nous sommes pliés à ce que nous pensions tous bon pour nous, chacun affinant ses techniques d’auto-gestion, d’auto-organisation.

Le Self Management en entreprise se doit d’être acquis. Rien ni personne ne vient vous dire comment faire. On vous abandonne à une myriade d’outils et on se passe des astuces sous le bras comme autant de coutumes locales.

Mais à l’heure de l’infobésité et du stress numérique plusieurs éléments viennent renforcer la nécessité d’une prise de conscience sur le sujet :

  • L’accélération constante des changements : tout va toujours vite. A chacun d’être toujours plus véloce et absorber une augmentation croissante de contenus, de tâches et autres redevabilités (lisez et gardez la phrase qui suit bien en tête et prenez du recul sur ce sujet, vous serez surpris de sa cruelle réalité = votre boite mail est une liste de tâches que vous ne contrôlez pas). Ce n’est pas l’objet de ce billet mais le sujet de l’absorption de cette vélocité et ces changements permanents cachent également une incapacité des organisations et méthodes managériales à supporter cet état de fait.
  • Des systèmes surchargés et inadaptés : Outlook n’est pas un bon logiciel de Self Management. Pourtant 90% des entreprises doivent fonctionner avec ce seul logiciel devenu un quasi standard. Malgré tout il est inefficace à deux tâches essentielles : organiser et chercher. Résultat, la plupart des utilisateurs passent un temps fou à trier leurs mails, à les archiver (quotas oblige non ?) et passent encore plus de temps à chercher une information qu’ils pensaient avoir sous la main. Pire, Outlook n’est pas le seul système posant problème, tout y passe ou presque, la liste est très très … mais très longue !
  • Des utilisateurs qui supportent tout : trop de changements rapides, des systèmes surchargés et inadaptés. Dans les cas deux, ce sont les employés qui trinquent. C’est à ce moment qu’on se rappelle le paradoxe de Robert Solow : « on voit des ordinateurs partout sauf dans les statistiques de la productivité ».

A l’heure où je vous parle, une règle prévaut toujours en entreprise : « Un problème = un logiciel ». Tout ceci alimente le monstre digital et ne mène à rien. On sur-déploie des systèmes que l’on sous-utilise. Cela coûte cher à déployer, à maintenir et à faire adopter (quand cela l’est réellement).

J’appelle à une vraie prise de conscience sur le sujet. Décideurs IT, rationalisez vos systèmes ! Faites plus avec moins. N’écoutez et n’acceptez pas aveuglement toutes les demandes de vos utilisateurs, ce n’est la porte ouverte qu’à un grand n’importe quoi. Soyez les gardiens du temple, arrêtez de penser qu’une fois déployé, un logiciel se suffit à lui-même. Les actions d’accompagnement d’après déploiement (principalement sur le long terme) sont les plus importantes et les moins répandues en entreprise. Mesurez et écoutez la satisfaction dans le temps. Partez du principe qu’un collaborateur a autant voire plus d’importance qu’un client et optez pour une vraie symétrie digitale. Osez vous pencher sur la problématique du Self Management, vous serez surpris de voir qu’à mieux comprendre les usages de vos utilisateurs, vous en apprendrez plus sur votre système d’information que toute la matière technique sur laquelle vous vous noyez depuis des années.

Messagerie d’entreprise, et pourquoi pas Google ?

J’avais déployé il y a de cela 1 an des montagnes d’arguments comparatifs entre les solutions de messagerie dominantes du marché (celles de Google, IBM et Microsoft) s’appuyant sur les attentes des utilisateurs, à savoir sécurité, fonctionnalités, confidentialité, vision, etc. Bref toutes les peurs communes rapport aux solutions Cloud, mais c’est bien la performance qui était à l’honneur. Et à l’époque de cette étude, les solutions de Google étaient déjà au-dessus du lot sur tous les points.

Depuis tout ce temps, il n’y a plus à contester l’existence du géant de Mountain View dans le domaine de la messagerie. Il est même devenu un acteur incontournable. De nombreuses entreprises, et pas les plus petites, migrent vers Google et la tendance devrait s’accentuer en 2013. Reste bien évidemment une réserve non négligeable d’entreprises qui conservent leur messagerie en interne -pour des raisons que ne pourrions tout à fait débattre- principalement sur des solutions Microsoft, IBM ou bien encore Zimbra.

Sur son propre terrain, un seul concurrent réellement compétitif fait face à Google et son GMail : Microsoft. Ce dernier s’essaye à rattraper le temps perdu et peut compter sur son image de marque, son influence dans la sphère entreprise et son parc établi. Car si l’ère post-Microsoft est d’actualité, le Cloud est un rouleau compresseur qui va dans le sens d’une évolution toute naturelle. Le prix et la performance auront raison de la plupart des infrastructures privées, et les logiciels passeront également sous le spectre de la comparaison.

Mais pour être tout à fait clair, la bataille se joue du côté des utilisateurs et du grand public. Et sur ce terrain Google gagne du terrain, aidé par une pléiade de produits tels Android ou bien encore Chrome.

One account to rule them all

Revenons à nos moutons. Pourquoi préférer une solution plutôt qu’une autre ? Google, Microsoft, IBM, … ?

Même s’ils ont un intérêt évidemment réel, il y a un et un seul aspect qui devrait aujourd’hui nous intéresser : l’interopérabilité. Comme je l’expliquais à propos du Réseau Social d’Entreprise, une application qui ne peut communiquer, ne peut donc s’intégrer avec d’autres applications et agit littéralement en aveugle. Et côté interopérabilité , Google est le roi incontesté. Une startup se créée ? vous pouvez parier qu’elle se posera la question de son intégration native avec Google.

Pourquoi ? Pensez grand public. Une grande partie des utilisateurs utilisent déjà Google pour la recherche, ont un smartphone Android, un compte  YouTube. Le seul service qui pourrait aujourd’hui tenir la comparaison est Facebook. Mais le réseau social n’est pas un acteur de la sphère professionnelle collaborative, ce qui limite drastiquement son impact sur l’écosystème des applications d’entreprise.

Google peut donc être considéré comme le choix du roi (nous pourrions parler du bien fondé et de son emprise sur le Web mais ce n’est pas le sujet de l’article). Il vous ouvre un champ des possibles qu’aucun autre acteur ne peut vous fournir, une autre option pourrait même paraître étonnante. Pourquoi donc se priver de choisir la solution offrant le plus de possibilités via son ouverture et sa place de choix dans la sphère Internet ? Le Web, le Cloud sont au centre de nos vies digitales, vous ne pouvez plus vous contenter de croire que votre PC est votre unique porte d’entrée sur le monde, de même que pour votre système d’information interne.

Cela fait de Google une quasi-évidence. Vous doutez de tout cela ? Regardez autour de vous …

asana

azendoo

do-salesforce

doodle

podio

producteev

sliderocket

todolist

trello

viadeo

Inbox Pause

Dans la catégorie des parfaits outils vous permettant de vous désintoxiquer de votre boite mail, voici Inbox Pause de Baydin, éditeur du non-moins excellent Boomerang for Gmail (permettant de planifier l’envoi de ses mails).

Inbox Pause est un module pour GMail permettant de mettre, comme son nom l’indique, votre boite de réception en pause.

A l’activation de la fonctionnalité, vous allez avoir la possibilité de fixer ou non un auto-répondeur, parfait pour indiquer à vos correspondants certaines informations importantes du type un numéro à utiliser en cas d’urgence, etc.

Comment se désintoxiquer de sa boite mail

Vous croulez sans doute sous un amas de mails. L’essor du Web 2.0, des réseaux sociaux n’arrange pas la donne : toujours plus de notifications, de spams, d’informations à ingérer. C’est l’overdose assurée !

La saturation est telle que 28% du temps de travail est consacré à la lecture ou la rédaction de mails. Ajoutez à cela le stress généré par la sensation de perte de contrôle, l’incapacité à se concentrer, etc. etc.

Je suis passé par là et rassurez-vous, des solutions simples existent. Un seul conseil avant de vous plonger dans les lignes qui suivent : soyez intransigeant.

Si cela peut vous aider, prenez cela comme un jeu, mais testez les choses de bout en bout. Voyez si cela génère des résultats. Ne perdez pas de vue qu’il est grand temps de vous désintoxiquer et qu’à l’image d’autres dépendances plus « communes », plus vous tarderez à vous attaquer au problème, et plus il sera compliqué d’y remédier.

15 règles pour soigner votre dépendance

Règle n°1, si vous souhaitez vous sortir d’une surcharge de mail, arrêtez de répondre aux mails (surtout pour ne rien dire d’intéressant, du genre une réponse d’une seule ligne avec un simple « merci »). Retenez cette règle simple : plus vous produirez de mails et plus vous en aurez en retour.

Règle n°2. Évitez également de passer trois heures à écrire un superbe mail que personne ne lira. Arrêtez de vous auto-générer des problèmes, d’utiliser une écriture consensuelle inhérente à votre entreprise (cf. novlangue) et de mettre toute la terre en copie sauf si cela est vital ou nécessaire. Soyez synthétique et n’utilisez le média mail que quand cela est strictement nécessaire.

Règle n°3. Indiquez clairement l’objet de votre mail … dans la case objet ! Si vous devez malgré tout faire suivre un mail à quelqu’un ou lui écrire un mail très bref, indiquez de manière synthétique le plus d’informations dans l’objet du mail (je vois encore trop de mails dont l’objet commencent par « Re: »).

Règle n°4, et sans doute la plus importante. Fermez votre client de messagerie immédiatement ! Ne l’ouvrez qu’à heures fixes (personnellement j’ai adopté avec succès le 11 heure / 16 heure). La messagerie est hypnotique et dangereusement chronophage, ne tombez donc pas dans ce piège (je connais une entreprise qui lance Outlook au démarrage, ne tombez pas dans ce type d’excès).

Règle n°5. Vous perdez naturellement trop de temps à traiter des mails, donc groupez vos actions et n’oubliez pas que les soi-disant urgences peuvent souvent attendre. Dans le pire des cas, le téléphone existe … Passer sa journée le nez dans sa messagerie est un signe d’improductivité !

Règle n°6. Oubliez vos dossiers, vos classements, vos documents. Cela est une perte de temps pure et simple que vous pourriez mettre à profit pour lire ce qui doit être lu et comprendre ce qui doit être compris. C’est aussi inutile qu’un étudiant qui passe son temps à reclasser ses notes mais n’y jette jamais un seul coup d’œil.

Règle n°7. D’ailleurs, si vous avez besoin de retrouver un mail, le moteur de recherche intégré à votre messagerie existe !

Règle8. N’envoyer pas de pièces jointes avec vos mails. Préférez des systèmes de partage du type DropBox, Google Drive, Evernote, etc. Si votre entreprise ne vous en laisse pas la possibilité, vous devez bien avoir un serveur de fichier à votre disposition !

Règle 9. Utilisez des règles de classement automatique, les indicateurs de suivi et autres codes couleurs. Par exemple, je classe automatiquement tous les mails pour lesquels je suis en copie dans un dossier dédié. Je ne parcours ces derniers quand cela est nécessaire (une fois tous les 2/3 jours), partant d’un principe simple : un mail que l’on m’adresse en copie n’est là que pour m’informer.

Règle n°10. J’ai l’habitude de dire qu’un bon mail est un mail qu’on lit et que l’on supprime dans l’instant. N’hésitez donc pas à désengorger votre boite mail des missives inutiles. Souvenez-vous que le meilleur mail peut être celui que vous n’enverrez jamais.

Règle 11. D’ailleurs vous vous rappelez de cette newsletter que vous ne lisez jamais et supprimez / classez à chaque occasion ? Si c’est le cas, désabonnez-vous de celle-ci. Ne succombez pas au piège du « et si je loupe une information importante … ».

Règle n°12. Utilisez un antispam, voir un second si vous êtes pollué de manière intensive. Ma société purge les spams facilement identifiable et continue à m’envoyer le reste en préfixant l’objet des mails par « (Pub) ». Dans mon cas j’utilise une redirection automatiquement (règle 9) pour les placer directement dans mon dossier dédié aux spams.

Règle n°13. Supprimez les alertes sonores ou du type popup. D’ailleurs, si vous fermez votre messagerie (règle n°4) cela ne devrait même pas vous gêner.

Règle n°14. Dans le même genre, déconnectez tous les rappels possibles et inimaginables (mails, réseaux sociaux, etc.). J’arrive à voir des personnes qui reçoivent une double alerte (mail + téléphone) pour chaque commentaire sur leur page Facebook et s’y ruer dès que possible. Réservez-vous un moment pour y aller, typiquement pendant une pause ou le soir. Ne vous générez pas plus de stress que nécessaire.

Règle n°15. Ne devenez pas esclave de votre boite mail. Celle-ci peut vite devenir une liste de tâches contrôlée par vos collègues. Ne répondez pas aux mails du type « tu ne pourrais pas … » ? Laissez du temps aux autres pour répondre. Je vois encore trop de personnes qui se permettent de coupler l’envoi de mail + téléphone. Éduquez ces personnes, je sais que le mail fait figure de « preuve écrite » mais cela ne doit pas être une raison pour faire n’importe quoi (et s’il s’agit de votre chef, laissez le mariner un peu). N’oubliez pas, certains problèmes se résolvent d’eux-mêmes, donc ne succombez pas à l’urgence permanente.

En conclusion …

Ne soyez pas victime du syndrome « Tetris », à savoir vider votre boite de réception et traiter tout ce qui s’y trouve, encore et encore et encore. J’ai été victime de ce virus pendant des années et ça ne m’a rien apporté de concret.

Avec un peu d’exercice, et en appliquant les 15 règles ci-dessus, j’ai su désengorger totalement ma boite mail.

Et encore une fois, accrochez-vous à vos préceptes.

En bref – Statistiques, études & recherches

  • Mise à jour : 09/01/2013
Parce que des chiffres sont parfois plus parlant qu’un long discours, j’ai compilé ci-dessous tout un ensemble de données issues d’études et autres enquêtes d’opinions.
N’hésitez pas à me faire parvenir vos autres sources !

L’IT …

  • Est synonyme de stress pour 51% des salariés [1]
    • Entraîne le découragement pour 10,1% des salariés [1]
    • Est source d’agacement pour 25,5% des salariés [1]
  • En 2015 80% des moyens d’accès à Internet seront mobiles (ordinateur, tablette, téléphone, …) [8]
  • En France 90% des 18/29 ans dorment avec leur téléphone mobile [6]
    • 97% des français ont un téléphone mobile [7]
  • 85% des adultes américains ont un téléphone portable (49% possèdent un smartphone) [21]
    • 44% des possesseurs de mobiles dorment avec leur téléphone portable pour ne pas manquer d’appels, de messages ou une notification durant la nuit [21]
    • 67% des possesseurs de mobiles vérifient souvent leur appareil pour voir s’ils n’ont pas manqué un message, une alerte ou un appel (même sans que cela fasse suite à une sonnerie ou une vibration) [21]
    • 29% des possesseurs de mobiles ne s’imaginent pas vivre sans leur apparei l[21]
    • 11% des possesseurs de mobiles s’inquiètent parfois de passer trop de temps avec leur téléphone [21]
    • 39% des possesseurs de mobiles déclarent que certaines de leurs connaissances ce sont plaints parce qu’ils ne répondent pas rapidement aux appels téléphoniques ou aux SMS [21]
  • Les 16/24 ans … [7]
    • 62% consomment plus de 5h d’appels par mois [7]
    • 67% envoient plus de 500 SMS par mois [7]
    • 57% vont sur Internet via leur téléphone mobile tous les jours [7]
  • 45% des personnes interrogées estiment que les outils personnels sont plus efficaces que ceux fournis par la DSI de l’entreprise pour réaliser leur travail [10]
    • ¼ des salariés utilise de manière régulière ses propres outils, sans tenir compte des réticences des entreprises en la matière, notamment en matière de sécurité [10]
    • 67% des employés font usage de leurs téléphones mobile personnels dans le cadre de leur travail [10]

L’infobésité, les mails

  • Un salarié reçoit en moyenne 304 mails par semaine [5]
  • Un salarié consulte en moyenne 36 fois sa boite mail par heure [5]
  • 28% du temps de travail est consacré à la lecture ou la rédaction de mails [17]
  • 46% des salariés ne parviennent pas à (di)gérer les informations dont ils sont bombardés toute la journée [2]
    • 17,3% avouent leur incapacité à gérer ces flux [2]
    • 6,7% disent même ne plus rien contrôler [2]
  • 25% des mails ne sont pas lus [2]
    • Seuls 26,4% les parcourent tous [2]
  • Seuls 28,5% des destinataires de mails lisent l’intégralité des pièces jointes [2]
  • 42,3% des salariés passent de 10 à 30 minutes par jour à revenir sur des documents qu’il a négligé pour y récupérer les informations captées plus tôt [2]
  • Un salarié passe 30% de son temps à chercher des données [11]
    • 50% des recherches d’informations sont infructueuses [12]
    • Les managers passent 2 heures par jour à chercher des informations [13]
  • Un salarié passe 16 minutes pour se reconcentrer après avoir traité ses mails reçus [5]
  • 15% du temps de travail est passé à dupliquer de l’information existante [15]

Les réunions

  • 27,2% des employés en subissent une par jour soit en moyenne 38 minutes quotidiennement [1]
    • 17,6% y consacrent plus d’1 heure [1]
  • 70% des entreprises françaises planifient au moins 7 réunions hebdomadaires [3]
    • 55,1% en moyenne dans les autres pays européens [3]
  • Un salarié assiste en moyenne à 62 réunions par mois [5]
  • 39% des salariés estimaient que le manque d’efficacité des réunions à la française était dû à l’absence d’ordre du jour [3]
  • 1 réunion sur 2 est considérée par du temps perdu [5]
    • Soit en moyenne 31 heures par mois de perdues [5]
  • 96% des salariés rêvassent en réunion [5]
    • 96% des salariés loupent des réunions [5]
    • 39% dorment en réunion [5]
    • 45% saturent du nombre de réunion [5]
    • 73% travaillent sur autre chose pendant une réunion [5]

Le travail

  • Le manque de reconnaissance est pour 26% des salariés le premier facteur expliquant la diminution de leur motivation [4]
  • 65% des employés préférerait changer de chef plutôt qu’obtenir une augmentation [20]
    • 3 employés sur 4 rapporte que leur chef est la part de stress la plus importante de leur travail [20]
    • Dans sa carrière, un employé passera en moyenne 22 mois à se remettre du stress et de l’anxiété provoqué par leur chef [20]
    • Les employés ayant de mauvaises relations avec leur chef ont 30% de risques d’infarctus [20]
  • Un employé est interrompu en moyenne 56 fois par jour [5]
    • Il passe en moyenne 3 minutes par tâche [5]
    • Et passe 2 heures par jour à récupérer le fil de son travail suite aux interruptions qu’il subit [5]
  • 80% des interruptions au travail sont considérées comme étant triviales [5]
  • 60% du temps de travail est considéré comme étant productif [5]
  • 45% des jeunes sont prêts à accepter un emploi moins bien rémunéré mais offrant davantage de
    flexibilité dans le choix des technologies, l’utilisation des réseaux sociaux et la mobilité [9]

    • 1 étudiant sur 3 considère qu’Internet est devenu un besoin vital comme l’air, l’eau, l’alimentation et le logement [9]
  • 44% des employés ne sont pas satisfait de leur emploi
    • Le désengagement actif, pouvant aller jusqu’à lutter activement contre les intérêts de leur entreprise, touchait 28% des actifs français en 2001 [18]
    • Le pourcentage d’actifs américains satisfaits de leur travail à chuté de 61% en 1987 à moins de 50% en 2007 [1 9]
  • 65% des 700+ senior executives interrogés sont déçus par la capacité de leur entreprise à stimuler l’innovation [14]

[1] Enquête du groupe SQLI — 06/2012

[2] Étude réalisée par OnePoll pour Mindjet — 06/2012

[3] Étude réalisée par Doodle — 2009

[4] Baromètre mondial Monster — 03/2010

[5] Étude réalisée par Atlassian — 08/2012

[6] Étude réalisée par Joob — 08/2011

[7] Étude réalisé par Ipsos pour Prixtel — 04/2012

[8] Étude Ericsson — 07/2010

[9] Rapport Cisco Connected World Technology — 2011

[10] Rapport Institute for High Performance Accenture — 01/2012

[11] Étude Butler Group — 10/2006

[12/15] Étude IDC — Dates non précisées

[13] Enquête Accenture — 01/2007

[14] Rapport McKinsey Quarterly

[15] Étude IDC

[16] Étude Right Management — 2012

[17] Étude McKinsey Global Institute — 07/2012

[18] Étude Ifop-Gallup — 2001

[19] Étude Conference Board — 2007

[20] Etude du National Bureau of Economic Research — 08/2012

[21] Etude Pew — 11/2012

Nous ne lisons pas nos mails

Un article des Echos nous apprend que 41,2 % des salariés ne lisent qu’une infime partie (moins de 20 %) des mails qu’ils reçoivent au quotidien. Finalement seuls 26,4 % lisent 100 % de leurs mails.

Cela est à remettre en parallèle avec la migration des usages vers les réseaux sociaux ainsi que l’explosion du volume des données (IDC prévoyait une croissance moyenne de plus de 45% par an en 2010).

Couplez à cela le fait que le temps de travail est souvent reparti entre réunions, déplacements, appels téléphoniques, discussions, etc. on peut se rendre compte que le temps nécessaire à la lecture de l’ensemble des informations (pas seulement les mails) que nous recevons et devons lire, analyse, comprendre, … dépasse de loin le temps que nous aurions à disposition pour le faire (quand cela ne dépasse pas totalement la durée légale du travail).

D’où la perte du fil, le stress et l’angoisse que peut  générer cette situation. Les parallèles avec les différents facteurs de démotivation ne manquent bien évidemment pas ! On pourrait également parler de ces entreprises comme  Volkswagen qui commencent à s’en inquiéter et coupent l’accès à leur système d’informations en dehors de certaines plages horaires / congés.