Self Management en entreprise où l’absence d’apprentissage d’une « hygiène » digitale

J’ai un fils de 2 ans et demi qui fait ma fierté. Ce petit bonhomme m’étonne de jour en jour, et je m’émerveille autant à le voir grandir que lui à découvrir des choses qui me paraissent anodines. Prenez l’exemple du brossage de dents : son habilité grandit avec la pratique, mais nous veillons, ma femme et moi, à lui montrer la bonne voie. Où tout du moins celle que nous pensons bonne pour lui, en accord avec nos principes, notre expérience, etc. L’hygiène s’apprend, s’acquiert dès le plus jeune âge, je ne vais pas vous faire un cours sur le sujet.

Hygiène. Ensemble des principes, des pratiques individuelles ou collectives visant à la conservation de la santé, au fonctionnement normal de l’organisme

Cet ensemble de principes, de pratiques individuelles ou collectives visent à conserver sa santé, à faire que son organisme fonctionne bien. Ne dit-on pas « Avoir une bonne hygiène de vie » ou « Avoir une bonne hygiène alimentaire ». Mais pour autant, ces réflexes s’acquièrent dans l’intimité et sont les bases invisibles et implicites de nos organisations humaines. Ecoles, collectivités, associations, entreprises, etc.

J’en viens donc au Self Management. Cette discipline, que l’on rapprochera des techniques du développement personnel, se développe aujourd’hui de plus en plus. Son objectif ? nous permettre, au moyen de méthodes et autres routines, d’auto-gérer correctement un travail plus que jamais digitalisé. La méthode sans doute la plus répandue : Getting Things Done.

J’assimile le Self Management à l’hygiène digitale. Savoir gérer ses tâches, ses mails, etc. Néanmoins, à l’inverse de l’hygiène corporelle, nous n’apprenons que très peu à la gérer. Nos parents n’étaient pas là pour nous apprendre, tout autant que l’école. Avec le temps, nous nous sommes pliés à ce que nous pensions tous bon pour nous, chacun affinant ses techniques d’auto-gestion, d’auto-organisation.

Le Self Management en entreprise se doit d’être acquis. Rien ni personne ne vient vous dire comment faire. On vous abandonne à une myriade d’outils et on se passe des astuces sous le bras comme autant de coutumes locales.

Mais à l’heure de l’infobésité et du stress numérique plusieurs éléments viennent renforcer la nécessité d’une prise de conscience sur le sujet :

  • L’accélération constante des changements : tout va toujours vite. A chacun d’être toujours plus véloce et absorber une augmentation croissante de contenus, de tâches et autres redevabilités (lisez et gardez la phrase qui suit bien en tête et prenez du recul sur ce sujet, vous serez surpris de sa cruelle réalité = votre boite mail est une liste de tâches que vous ne contrôlez pas). Ce n’est pas l’objet de ce billet mais le sujet de l’absorption de cette vélocité et ces changements permanents cachent également une incapacité des organisations et méthodes managériales à supporter cet état de fait.
  • Des systèmes surchargés et inadaptés : Outlook n’est pas un bon logiciel de Self Management. Pourtant 90% des entreprises doivent fonctionner avec ce seul logiciel devenu un quasi standard. Malgré tout il est inefficace à deux tâches essentielles : organiser et chercher. Résultat, la plupart des utilisateurs passent un temps fou à trier leurs mails, à les archiver (quotas oblige non ?) et passent encore plus de temps à chercher une information qu’ils pensaient avoir sous la main. Pire, Outlook n’est pas le seul système posant problème, tout y passe ou presque, la liste est très très … mais très longue !
  • Des utilisateurs qui supportent tout : trop de changements rapides, des systèmes surchargés et inadaptés. Dans les cas deux, ce sont les employés qui trinquent. C’est à ce moment qu’on se rappelle le paradoxe de Robert Solow : « on voit des ordinateurs partout sauf dans les statistiques de la productivité ».

A l’heure où je vous parle, une règle prévaut toujours en entreprise : « Un problème = un logiciel ». Tout ceci alimente le monstre digital et ne mène à rien. On sur-déploie des systèmes que l’on sous-utilise. Cela coûte cher à déployer, à maintenir et à faire adopter (quand cela l’est réellement).

J’appelle à une vraie prise de conscience sur le sujet. Décideurs IT, rationalisez vos systèmes ! Faites plus avec moins. N’écoutez et n’acceptez pas aveuglement toutes les demandes de vos utilisateurs, ce n’est la porte ouverte qu’à un grand n’importe quoi. Soyez les gardiens du temple, arrêtez de penser qu’une fois déployé, un logiciel se suffit à lui-même. Les actions d’accompagnement d’après déploiement (principalement sur le long terme) sont les plus importantes et les moins répandues en entreprise. Mesurez et écoutez la satisfaction dans le temps. Partez du principe qu’un collaborateur a autant voire plus d’importance qu’un client et optez pour une vraie symétrie digitale. Osez vous pencher sur la problématique du Self Management, vous serez surpris de voir qu’à mieux comprendre les usages de vos utilisateurs, vous en apprendrez plus sur votre système d’information que toute la matière technique sur laquelle vous vous noyez depuis des années.

Comment se désintoxiquer des réunions

Dans la même série, après le mail et le smartphone, je vous propose une liste d’astuces pour vous permettre de vous désintoxiquer des réunions.

En tant qu’avatar du travail de bureau, la réunion est une pratique qui tient à l’organisation même du travail. Pas une prise de décision sans réunion, pas d’initialisation de projet sans réunion, etc. Elle prend une place non négligeable dans notre travail et fait partie de notre quotidien.

Ainsi de multiples études nous confirment cette importance que l’on ne pourrait définir comme relative. Pour 40% des employés, les réunions occupent en moyenne 38 minutes quotidiennement (18% y consacrent plus d’une heure). Vous avez même eu connaissance de l’histoire de cet homme arrêté par l’inspection du travail pour avoir multiplié les réunions, allant jusqu’à en organiser 17 par jour.

Ces dernières années, l’Inspection du travail a noté une recrudescence de ce qu’elle nomme une forme aiguë de « réunionite ». « C’est un sujet extrêmement tabou, surtout dans les milieux de la finance. Mais on nous signale de plus en plus d’affaires de ce type », explique un responsable départemental. Une recrudescence qui a poussé l’Inspection du travail à mettre en place un Numéro vert pour les victimes de réunions abusives. « Si vous ou un de vos proches êtes victimes ou témoin, agissez, brisez le tabou. »

Ce que la statistique ne dit donc pas, outre l’importance de temps passé en réunion, c’est l’efficacité de ces dernières. Si cet homme et cet exemple sont un cas extrême, cela dénote surtout de la place donnée aux réunions dans nos organisations et dans l’exécution de notre travail, confirmant de plus l’hégémonie de la pratique dans les structures fortement hiérarchisées eu égard le silotage du travail.

On parlera donc, dans ce cas précis, de réunionite aiguë.

4 règles pour commencer à lâcher prise

Règle n°1 – Arrêtez d’organiser des réunions

Arrêtez d’organiser des réunions pour organiser des réunions ! Je m’étonne toujours d’arriver dans des réunions :

  • Où rien de concret ne se passe (une réunion doit absolument déboucher sur quelque chose)
  • Où on déroule un document à la manière d’une émission télé, sans interaction
  • Où on comble les lacunes des autres (tu n’as pas lu le document à lire initialement ? tant pis pour toi)
  • Où on revient sur des éléments précédemment débattus
  • Où on ressasse d’anciennes réunions
  • Où on se réunit pour flageller ou féliciter
  • Etc.

Une réunion doit être un lieu d’action. On ne réunit pas des personnes dans une même pièce ou à distance pour prêcher le vide, s’informer et « éventuellement », prendre des décisions. Les décisions doivent être prises ou tout du moins abordées auparavant, pas dans le cadre d’une réunion.

Soyez donc sur ce point et appliquez-le quotidiennement.

Dilbert_MeetingMadness

Règle n°2 – Arrêtez d’assister aux réunions

Nous sommes tous plus ou moins conscients d’assister à trop de réunions. Enchainer les réunions est totalement contre-productif. Pourtant je vois certains « VIP » de grandes sociétés passer leur vie en réunion. Difficile de les croire réellement conscients de la vie de leur entreprise une fois sortie de leur bulle. J’ai un jour rencontré un dirigeant m’avouant son incapacité à gérer le problème : « Je n’arrive même plus à savoir quand je ne suis pas réunion ». Ne tombez pas dans les excès !

Arrêter d’y assister est une méthode simple et radicale. Expliquez votre point de vue, exposez le gain de productivité que cela peut consister pour vous. Demandez si vous pouvez vous astreindre d’assister à une réunion, cela peut aussi être vertueux dans le sens où vos collègues se verront obligés de réaliser un compte rendu de digne de ce nom (vous savez, ces documents que personne ne lit, étant donné que tout le monde assistait à cette fichue réunion !).

Arrêtez également de penser que votre présence est indispensable, ou même de croire que vous vous devez d’y être « au cas où ». Dans le pire des cas, demander à fixer vos interventions en début de réunion pour vous éclipser le moment venu. Vous n’avez pas idée du nombre de personnes qui passent leur temps à faire autre chose en réunion, pianote leur téléphone, discutent, voir mangent pendant une réunion … cela est caractéristique d’un dysfonctionnement que ne pouvez subir plus longtemps.

Dernier argument : le coût d’une réunion.

Nombre de participants x Taux horaires x Temps de la réunion

Ex: 5 participants x 100 € x 2 h = 1000€

Règle n°3 – Préparer votre réunion

Trop de réunions sont fixées sans se préoccuper du temps, qui est pourtant la denrée la plus rare qui soit. Tenez-vous aux horaires, soyez à l’heure de bout en bout.

De plus, on ne se réunit pas pour parler chiffon, mais principalement pour régler des problèmes. Communiquez votre ordre du jour, échangez sur celui-ci AVANT la réunion. Indiquez aux autres que vous êtes ouvert à l’évolution de ce dernier en préambule, mais qu’au démarrage de la réunion, l’ordre du jour servira de fil d’Ariane, évitant les tergiversations et autres digressions, vous offrant un moyen de recadrer si nécessaire.

Fournissez une liste d’éléments à connaitre AVANT le début de la réunion. Elle ne doit pas être un lieu ou tout s’apprend et on passe notre temps à faire de la lecture ou de la remise à niveau pour les absents.

Règle n°4 – Faites vivre votre réunion

Vous vous réunissez pour un but bien précis. Coupez les téléphones portables, les messageries, etc. barricadez-vous si nécessaire. Les interruptions sont ce qui entravent le plus notre travail quotidien, ne les laissez pas vous envahir dans l’espace clôt et cadré qu’est la réunion.

Ne soyez pas tendre avec les retardataires, vous n’avez pas de temps à perdre avec eux.

Comprenez également qu’une réunion ne doit pas être à rallonge, mais est avant tout un lieu qui valide les décisions et permet de se fixer des objectifs à tenir.

Essayez également de ne pas organiser de réunions à rallonge. Pour cela, suivez votre ordre du jour et laissez à chacun un temps de parole, et n’hésitez pas à interrompre les personnes qui confondent réunion et place de marché.