Microsoft s’offre LinkedIn, et s’ouvre au Web

Microsoft vient de réaliser sa plus grosse acquisition en s’offrant LinkedIn. Plus que l’ardoise impressionnante laissée par l’achat (je vous laisse réaliser le ratio coût / utilisateur), ce que beaucoup vont analyser reste la raison d’un achat, le pourquoi ?

Satya Nadella, PDG de Microsoft, annonce clairement son plan et les intentions du nouveau couple :

Together we seek to empower every person and organization on the planet.

Les ambitions sont claires, le plan d’action moins, mais que se cache derrière ce mariage ?

Comme j’avais déjà pû l’expliquer, les réseaux à l’ère de l’information se doivent d’être centralisés ET décentralisés, capable de gérer la personne ET le groupe, voire mieux à savoir héberger l’intégralité des parties prenantes de nos organisations :

Le Social Graph doit impérativement s’ouvrir au Web et ne pas rester cantonné aux seuls murs de l’entreprise

LinkedIn étant sans aucun doute la base de données B2B la plus fournie au monde, couplez son graphe aux capacités de la plateforme Office 365 et vous avez là un aperçu plus qu’intéressant des futures capacités que le couple pourra nous offrir.

Cette acquisition peut même sonner l’imminence d’une mort prochaine des réseaux sociaux d’entreprise, où à minima les prémices d’une refonte de leur façon de concevoir le business. Le couple Microsoft/LinkedIn pose les prémices d’une plateforme convergente répondant aux errances d’un marché et pouvant rapidement régler son compte à une concurrence trop auto-centrée sur elle-même, là ou les enjeux se jouent principalement à l’opposé de leurs concepts initiaux. Ils ne jouent tout simplement pas sur le même terrain …

Alors que tout se passe à l’extérieur de l’entreprise, les réseaux sociaux d’entreprise traditionnels nous enferment. Le réseau social historique, promis à devenir l’outil de travail unique, s’enferme sur lui-même et risque de disparaître au profit de hubs numériques, directement intégrés au cœur des principaux acteurs du Web Social.

Les équipes Microsoft font mieux que cette petite prédiction. Ils acquièrent tout simplement un des principaux hub du graphe social mondial. En contrepartie, cette fusion créera un nouveau mastodonte du Web aux côtés de Google et Facebook, un hub permettant d’ouvrir l’entreprise aux possibilité d’un Web qu’il ne voit encore que comme une option.

Enfin, Microsoft, qui avait raté le virage social, comble la brèche d’une histoire fortement orientée vers « l’entreprise » et qu’il n’avait tout simplement pas su négocier !

Vers un démantèlement des réseaux sociaux ?

Si une stratégie Mobile First équivaut à placer les applications mobiles en avant des applications Web classiques, Facebook nous apporte aujourd’hui un éclairage sur ce qui risque d’être un mouvement général.

Car se pose l’existence même des plateformes, concentrant applications et services au travers d’un accès unique, d’une expérience globale. Le réseau social étalon est aujourd’hui en phase de diversification, comme nous avions pu le constater à la suite des rachats de WhatsApp et d’Instagram, mais est aussi en train de démanteler son application Web et donc toute sa logique concentrique.

socnet

En dissociant Messenger de Facebook pour la rendre autonome, mais aussi en supprimant certaines applications, où comme vient de le faire Google en créant des applications Documents et Feuilles de Calculs extraites de Google Drive, prime est aujourd’hui à ceux qui assureront une présence de tous les moments.

1 besoin = 1 application

En quoi cela est-il stratégique ? Et bien tout simplement, nous constatons un mouvement d’utilisateurs du réseau social ainsi qu’un vieillissement de sa base active au profit d’applications mobile : WhatsApp, Snapchat, etc.

Comment l’analyser ? Pour faire simple, à force de vouloir toujours en faire plus, Facebook a noyé sa force dans un produit protéiforme. Ajoutez à cela, l’apparition de publicités de plus en plus intégrées et voyez le résultat.

Nos envies ne sont satisfaites que par des applications qui nous sembleront à même de répondre à nos besoins. Comme nous l’entendons, au moment où nous le souhaitons, car nous ne sommes pour la plupart que des consommateurs passifs d’un Internet ancré dans notre quotidien. Sauf qu’à concentrer de nombreuses applications au sein d’une seule et même plateforme, et donc d’une même application, risque est pris de voir les utilisateurs ne pas tirer parti de l’ensemble de ses services. Voir ne pas en utiliser du tout.

Facebook se démarque également par son omnipotence. Tout le monde s’y trouve (parents, commerçants, professeurs, marques, célébrités, entreprises, etc.), galvaudant la notion d’amis ainsi que son concept initial. En cela, le réseau social prône l’égocentrisme, la mise en scène, l’indélébile plus que le réel lien social, la spontanéité et l’instantanéité.

Et puis, ne perdons pas de vue que ce changement est néfaste aux affaires. Facebook tirant ses revenus de la publicité, il doit absolument diversifier ses revenus et les basculer sur les périphériques mobiles, chose qu’il est aujourd’hui en passe de réussir.

Facebook1

De ces constats, en résulte une mosaïque d’applications, et marque peut-être à terme la fin des plateformes concentrationnaires. Tout du moins, dans leur forme actuelle.

Indirectement, ceci risque d’impacter encore plus les applications Web classiques au profit du mobile, et remettre en cause l’hégémonie des navigateurs Web.

Car la mobilité a cela de magique qu’elle nous rapproche du Web et ses choix quasi infinis. Toujours à portée de main, les appareils mobiles sont ceux qui, en lieu et place des plateformes, se trouvent désormais au centre de nos vies.

Le réseau antisocial

Il y a plusieurs années, je m’étais imaginé, sur le modèle anonyme et éphémère de 4Chan, une application totalement dédiée au monde de l’entreprise. L’idée était simple : pouvoir s’authentifier via son mail pro et l’associer à son mail perso. Puis ensuite, pouvoir diffuser anonymement des messages dans une bulle limitée à son entreprise (basée sur le domaine @mail de l’entreprise). A ceci près que tout ceci n’est resté qu’une idée que j’ai toujours gardée à l’esprit. Je m’amusais à m’imaginer diffuser le concept via certains syndicats et me débattre juridiquement suite à quelques révélations bien placées …

Parallèlement, le web éphémère est aujourd’hui à la page, principalement adopté par les jeunes générations, se référant à Snaptchat et délaissant Facebook. Ne manquait finalement que l’anonymat.

A quoi tu penses … vraiment ?

Bien évidemment, l’anonymat a ses détracteurs, mais entre l’omerta totale et révéler certaines vérités (même les plus dégueulasses), il y a une réalité qui me semble de plus en plus latente et destructrice. Allions-nous un jour, pouvoir faire de certains principes humanistes la base de toute organisation humaine ?

Depuis le début du 21e siècle, trois événements, trois tendances, trois évolutions sont apparus. Et elles sont en passe de faire évoluer, drastiquement, notre monde.

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  • L’émergence de l’intelligence collective, portée par Wikipedia et autres réseaux sociaux tels Facebook ou Twitter
  • Les lanceurs d’alertes avec, en tête de file, Snowden et Assange (WikiLeaks). En marge de cela, il y a bien évidemment les révélations sur la NSA et le programme PRISM
  • Les protestataires, ceux du printemps arabe, d’Occupy Wall Street, etc. et la place qu’ont les technologies numériques dans leur organisation et leur diffusion

Ne sentez-vous pas un lien évident entre ces trois points ? Et bien, du côté de la Silicon Valley, deux anciens employés de Google, Chrys Bader-Wechseler et David Byttowi, ont eu l’idée de développer une petite application étonnante m’y faisant penser.

Secret Is Like Facebook For What You’re Really Thinking

Secret, c’est son nom, est une application tout ce qu’il y a de plus simple :

  • Disponible seulement sur mobile, elle ne vous invite pas à créer un compte
  • Vos amis ne le sont pas, mais vous pouvez parler anonymement avec les contacts de votre téléphone sans savoir qui est qui …
  • … Où découvrir via géolocalisation les secrets qui buzzent tout près de chez vous
  • Plus une idée est populaire (via un système de « like »), plus elle se diffuse rapidement au travers des réseaux de chacun
  • Chaque secret est hashé, non-lié à son créateur ou son numéro téléphone (pas de profils on vous dit !)

secretapp

Le premier « secret » diffusé en masse sur ce réseau « antisocial », qui fait aujourd’hui vibrer la Silicon Valley (et intéresse de nombreux acheteurs potentiels …), concerne un des investisseurs de la startup, à savoir Google.

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Ne reste plus qu’à attendre une diffusion plus large de l’application et s’imaginer jouer au bal masqué auquel je m’imaginais participer. Dans des organisations où certains jouent un double jeu depuis maintenant bien trop d’années, l’effet me semble garanti.

Et si finalement, certaines qualités humaines n’étaient que la voie logique prise par les technologies de l’information. L’empathie, le don, l’entraide, et toutes ses choses formidables dont est capable l’humanité.

Je conclurais en citant moot, le créateur de 4chan, qui nous rappelle qu’en sacrifiant notre vie privée sur Internet nous perdons finalement quelque chose d’extrêmement précieux.

Comment se désintoxiquer de son smartphone

Qu’il était bon le temps de la découverte de l’Internet de poche. Pour ma part, la révélation date de 2009 avec un Android G2. J’empilais les applications, testait tout ce qui se faisait, restait à l’affut des dernières nouveautés et prévoyait déjà de changer de téléphone tous les 36 du mois pour « rester dans le coup ». C’était l’utopie, tout était beau, tout était nouveau.

Passés les premiers amours …

Pour être tout à fait honnête, cet objet a eu un effet couteau-suisse que je ne peux nier. Certains appareils du type GPS, Gameboy, appareil photo, réveil, baladeur, montre, calculatrice et quelques autres ont fait les frais de l’apparition du téléphone intelligent dans ma vie. C’était, comme disait justement l’autre, une révolution. Et bien évidemment, je ne m’étonne plus de penser à chaque fois que cela m’est permis, qu’il y a sans doute déjà une application pour ça 🙂

Tels les premiers pionniers, avoir l’impression de marcher pour la première fois dans une sphère totalement inconnue a quelque chose de grisant.  Et puis, au fil du temps, les smartphones ont commencé à fleurir dans les poches. Un iPhone ici, un Android par là … La découverte faisait partie du quotidien.

Une drogue dure

Dans notre monde hyper-connecté, tout est à portée de main. Le smartphone fait dorénavant office, comme j’aime à le répéter, d’extension de cerveau. Nous vivons littéralement avec cette « chose » : on sort avec, on dort avec (où tout du moins à portée de main), on joue avec, on fait nos courses avec, … on ne le lâche pas d’une semelle.

Tant et si bien, que le smartphone est devenu en quelques petites années, le bras de l’Internet connecté, du Web 2.0. Facile à dégainer, facile à utiliser, bref … il faisait corps avec nous même. D’ailleurs il n’est pas rare, lorsque que je m’étonne à discuter smartphone, d’entendre dire « je ne l’utilise quasiment plus pour téléphoner ». Et oui, le smart a éclipsé le phone.

Les usages que l’on y développe sont à peu de choses près identiques à ceux que l’on peut pratiquer sur un ordinateur … mais en plus insidieux. Pourquoi cela ? Parce que celui-ci se trouve au creux de votre poche. Un commentaire Facebook ? Une alerte, un petit jingle, une vibration et on se sent obligé de dégainer. Idem pour les mails, les SMS, les mises à jour d’applications, etc. De plus, malgré sa petite taille, l’appareil regorge d’applications qui vous tendent les bras. Tout y est pour vous faire plonger, j’en connais même qui ne pourraient aller aux WC sans leur greffon numérique …

Multipliez donc les usages, vous multiplierez les interactions et les interruptions. Toute votre vie y passe.

Detox Inbox

J’avais précédemment écrit un article sur le mail, et fait le tour des actions à réaliser pour lâcher prise. Le smartphone peut facilement faire l’objet du même traitement.

Règle n°1 – Séparez le privé du pro

Un français moyen passe en moyenne 15 minutes au téléphone par jour. Ce que ce chiffre ne dit pas, ce sont les statistiques d’utilisation des professionnels. Ces derniers sont  souvent esclave de leur téléphone et y passe leur vie, la mobilité ne faisant qu’amplifier le phénomène.

L’ensemble des règles que je vais décrire s’appliquent donc, à votre smartphone personnel ou professionnel. D’ailleurs, pour bien commencer, ne succombez pas à la mode du « Bring Your Own Device ». Il est sans doute tout à fait grisant de pouvoir se la jouer dernier cri avec son iPhone 5 plutôt qu’un vieux Nokia ou BlackBerry fourni par votre société, mais la 1ère chose dont on a pas envie, c’est de recevoir un mail ou un appel pro en plein week-end détente. J’ai pratiqué et je peux vous dire que ce n’est pas une solution propice à la paix des ménages.

Donc, répétez après moi : la terre ne s’arrêtera pas de tourner si je me « déconnecte » (au sens propre comme figuré) dès que je sors de ma sphère boulot. Ce n’est pas du zéle, mais une question d’équilibre. Quoiqu’il arrive, le téléphone existe, et vous pouvez toujours laisser des instructions et votre numéro personnel à quelques collègues au cas où. Nous verrons comment, avec les règles qui suivent, compléter la démarche.

Règle n°2 – Laissez le vivre

Oui, oui … franchement, laissez-votre téléphone tranquille. Libérez-vous de lui, et lui de vous. Vous avez un smartphone pro ? Éteignez-le dès que vous sortez du boulot, laissez-le au bureau et ne le rallumez que lorsque vous reprendrez le lendemain ou sorti du week-end.

Bon OK, je vous autorise à l’allumer et le consulter un peu avant mais n’abusez pas. La règle de l’urgence décrite plus haut est réelle. Si une vraie urgence arrive, ne vous inquiétez pas, on trouvera toujours le moyen de vous contacter !

Et concernant votre smartphone perso, ne soyez pas tout le temps dessus. J’en vois qui ne peuvent s’empêcher de le trainer jusqu’à leur table de restaurant. Tout le temps dessus, toujours alerte. Laissez-le donc dans votre sac, votre manteau ou chez vous si vous n’en avez pas besoin.

Coupez le cordon ombilical, ne devenez pas son esclave.

Règle n°3 – Évitez les distractions

Le smartphone a intégré la dimension « Internet » au phénomène du téléphone. L’usage des applications mobiles a depuis peu dépassé celui de l’usage d’Internet sur ordinateur, et cette tendance ne risque pas de s’inverser.

Mais dites-vous bien que votre smartphone n’est pas votre bureau. Vous n’y produirez du contenu qu’épisodiquement. Donc pas besoin d’installer obligatoirement toute la panoplie d’applications que vous pourriez retrouver sur votre PC. Supprimez les jeux auxquels vous ne jouez ou jouerez plus, idem pour les applications d’informations et d’obscurs réseaux sociaux.

Gardez à l’esprit que plus vous en aurez et plus aurez la tentation de perdre votre temps en lançant une application X ou Y histoire, comme le dit si bien l’expression, de « tuer le temps ».

Règle n°4 – Ne gardez que l’essentiel

Avant de me décider à nettoyer mon smartphone, je devais avoir une bonne centaine d’applications. L’appareil en question (un Android), ramait à tout bout de champs, son autonomie réduite à quelques heures en usages intensif. Le serpent se mordait littéralement la queue, ne voyant à mon problème qu’un souci lié à la vétusté toute relative de mon appareil. Monde de merde … m’acheter le dernier bijou technologique à 500€ devrait bien changer la donne …

Et bien non, rassurez-vous. Même si je suis conscient de l’obsolescence programmée de mon téléphone, la seule et unique solution reste de faire le ménage.

Posez-vous les bonnes questions :

  • Ça me sert ?
    • Oui ? OK on garde
    • Non ? Poubelle
  • Sinon ça t’arrive réellement de l’utiliser cette application ?
    • Oui ? Je la classe quelque part, je sais qu’elle est là, au cas où …
    • Non ? Bon, tu peux la virer

Au final, je me retrouve aujourd’hui avec une petite armée d’applications qui ont toutes faites leurs preuves (ajoutez à ces dernières les applications natives Android : GMail, Calendar, Maps, Navigation, etc.) :

N’oubliez pas de remiser l’accès au Google Play/App Store, très très très loin (cachez le, supprimez-le, oubliez-le). Mieux vaut éviter de perdre son temps à fouiner dans les centaines de milliers d’applications existantes.

D’ailleurs ne vous dites même pas que vous pourriez louper une application. Si un indispensable pointe le bout de son nez sur la planète, ne vous inquiétez pas, quelqu’un vous en parlera surement, on vous partagera l’information à un moment où à un autre.

Bien évidemment, tout cela reste fonction de vos usages et de vos (mauvaises) habitudes …

Règle n°5 – Supprimez les notifications

Supprimez toutes les notifications ou mises à jour de votre téléphone. Je dis bien TOUTES !!! Taillez dans le gras, osez aller dans votre application Facebook et mettez en veilleuse toutes les notifications (non, en fait, virez Facebook tout court, ce sera plus simple :)). Répétez ensuite l’action pour chaque application.

Préférerez les mises à jour automatiques et silencieuses dès que vous vous connectez à un réseau Wifi. La barre de notification est un aimant sur lequel vos yeux se sentent inexorablement attirés. Pour éviter de succomber il vous faut donc être radical et vous éviter autant que possible de tomber dans le panneau.

Vous devez, au bout du compte, ne recevoir que l’essentiel. Typiquement tout ce qui est rattaché à la fonction téléphone à savoir les appels/SMS.

Oui, j’oubliais. Plus terrible que la barre de notification, les jingles et autres vibrations sont ce qui se fait de plus intrusif. Comme pour les notifications, réservez cela aux fonctions de téléphonie et supprimez tout le reste.

Au passage, gardez-vous de permettre à votre téléphone d’émettre le moindre son sauf si cela est nécessaire. Ceux qui utilisent les transports en commun comprendront …

Règle n°6 – Optimisez l’espace

Vous l’aurez compris, il faut éviter au mieux d’être tenté. Cachez-donc cette tablette de chocolat qui traine sur la table, limitez-vous à n’afficher de manière visible que les applications nécessaires (Android le permet, sinon utilisez des dossiers).

Utilisez des raccourcis (comme l’exemple ci-dessous ou j’utilise un raccourci vers l’envoi d’un SMS à un contact précis), n’utilisez des widgets que si cela vous apporte quelque chose.


Si vous souhaitez néanmoins vous mettre au courant de ce qui passe dans le monde essayez Flipboard. Cette application m’a permis de supprimer une vingtaine d’autres applications d’informations (bye bye Twitter, Facebook, Seesmic, LinkedIn, 20Minutes, L’équipe, Le Monde, 01Net, etc.). Flipboard sélectionne pour vous les informations et vous permet également de publier (attention tout de même, ce n’est pas un outil de veille pur et dur).

Règle n°7 – Créez-vous une liste blanche

Une fois les premières règles mis en pratique, vous devriez déjà avoir un téléphone un peu plus véloce ainsi qu’une autonomie un peu plus raisonnable. Votre téléphone ne passe plus pour un arbre de noël, votre temps vous appartiens un petit peu plus.

Maintenant, il est l’heure de rendre à votre smartphone sa fonction initiale : le téléphone. Et malheureusement de ce côté-là ce n’est pas non plus la panacée.

Pour commencer, installez une application du type de Call Blocker (nativement Android a déjà de quoi faire, mais l’interface et les fonctions laissent à désirer). Cette dernière peut par exemple n’autoriser que les appels entrants des numéros que vous avez dans votre carnet d’adresse. Les autres seront immédiatement renvoyés vers votre boite vocale. Cela inclus les fameux numéros masqués, mes préférés 🙂

Vous pouvez également placer certains de vos contacts (ceux qui abusent) sur une liste noire ou -comme c’est mon cas- gérer une liste blanche. Pensez-vous réellement vouloir recevoir des appels de la totalité de votre liste de contact ? Chez moi, sorti d’une trentaine de personnes, le reste devra passer par mon répondeur.

D’ailleurs pour qu’ils puissent vous laisser un message, faites qu’il soit clair et précis. Indiquez que vous allez les rappeler si nécessaire, demander leur de laisser l’objet de leur appel, leurs coordonnées, etc.

Règle n°8 – Ne paniquez pas ! Profitez !

La seule idée de ne pas avoir votre portable en poche vous dérange ? Vous avez en plus l’impression de devoir rester constamment connecté, sous peine de manquer le délire du siècle ? Vous êtes sans doute frappé de nomophobie (no mobile phobia) et/ou du syndrome FOMO.

Le smartphone devient une sorte d’objet transitionnel, qui nous donne le sentiment de ne plus être complet quand on en est privé, et qui génère une perte dans le lien à soi-même et aux autres

Ne succombez pas à l’angoisse. Consultez votre messagerie téléphonique et vos réseaux sociaux qu’1 seule fois par jour. 1 seule fois par jour, grand maximum ! Ça ne sert à rien d’en faire plus. Vous allez quoi qu’il arrive louper quelque chose, même en ayant constamment les yeux rivés sur votre téléphone. De plus, grouper ce type d’actions permet mécaniquement de gagner du temps.

Ne succombez pas à l’urgence, laissez les gens se déshabituer de votre promptitude à répondre dans la seconde.

Ne laissez pas votre téléphone vous contrôler

Comprenez bien qu’à trop se poser la question du choix, vous vous coupez au fur et à mesure la possibilité d’en faire. A trop croire que vous vous devez d’être connecté, vous vous couperez définitivement de votre réelle existence.

Cet article pourrait traiter de nos rapports à l’Internet en général, mais cela fera sans doute l’occasion d’un autre sujet. En attendant, brisez les chaines qui vous enferment. En suivant ou en adaptant les règles ci-dessus vous devriez pouvoir lâcher un peu prise.

Et bien évidemment, gardez le cap. Ne fléchissez pas.

Comment se désintoxiquer de sa boite mail

Vous croulez sans doute sous un amas de mails. L’essor du Web 2.0, des réseaux sociaux n’arrange pas la donne : toujours plus de notifications, de spams, d’informations à ingérer. C’est l’overdose assurée !

La saturation est telle que 28% du temps de travail est consacré à la lecture ou la rédaction de mails. Ajoutez à cela le stress généré par la sensation de perte de contrôle, l’incapacité à se concentrer, etc. etc.

Je suis passé par là et rassurez-vous, des solutions simples existent. Un seul conseil avant de vous plonger dans les lignes qui suivent : soyez intransigeant.

Si cela peut vous aider, prenez cela comme un jeu, mais testez les choses de bout en bout. Voyez si cela génère des résultats. Ne perdez pas de vue qu’il est grand temps de vous désintoxiquer et qu’à l’image d’autres dépendances plus « communes », plus vous tarderez à vous attaquer au problème, et plus il sera compliqué d’y remédier.

15 règles pour soigner votre dépendance

Règle n°1, si vous souhaitez vous sortir d’une surcharge de mail, arrêtez de répondre aux mails (surtout pour ne rien dire d’intéressant, du genre une réponse d’une seule ligne avec un simple « merci »). Retenez cette règle simple : plus vous produirez de mails et plus vous en aurez en retour.

Règle n°2. Évitez également de passer trois heures à écrire un superbe mail que personne ne lira. Arrêtez de vous auto-générer des problèmes, d’utiliser une écriture consensuelle inhérente à votre entreprise (cf. novlangue) et de mettre toute la terre en copie sauf si cela est vital ou nécessaire. Soyez synthétique et n’utilisez le média mail que quand cela est strictement nécessaire.

Règle n°3. Indiquez clairement l’objet de votre mail … dans la case objet ! Si vous devez malgré tout faire suivre un mail à quelqu’un ou lui écrire un mail très bref, indiquez de manière synthétique le plus d’informations dans l’objet du mail (je vois encore trop de mails dont l’objet commencent par « Re: »).

Règle n°4, et sans doute la plus importante. Fermez votre client de messagerie immédiatement ! Ne l’ouvrez qu’à heures fixes (personnellement j’ai adopté avec succès le 11 heure / 16 heure). La messagerie est hypnotique et dangereusement chronophage, ne tombez donc pas dans ce piège (je connais une entreprise qui lance Outlook au démarrage, ne tombez pas dans ce type d’excès).

Règle n°5. Vous perdez naturellement trop de temps à traiter des mails, donc groupez vos actions et n’oubliez pas que les soi-disant urgences peuvent souvent attendre. Dans le pire des cas, le téléphone existe … Passer sa journée le nez dans sa messagerie est un signe d’improductivité !

Règle n°6. Oubliez vos dossiers, vos classements, vos documents. Cela est une perte de temps pure et simple que vous pourriez mettre à profit pour lire ce qui doit être lu et comprendre ce qui doit être compris. C’est aussi inutile qu’un étudiant qui passe son temps à reclasser ses notes mais n’y jette jamais un seul coup d’œil.

Règle n°7. D’ailleurs, si vous avez besoin de retrouver un mail, le moteur de recherche intégré à votre messagerie existe !

Règle8. N’envoyer pas de pièces jointes avec vos mails. Préférez des systèmes de partage du type DropBox, Google Drive, Evernote, etc. Si votre entreprise ne vous en laisse pas la possibilité, vous devez bien avoir un serveur de fichier à votre disposition !

Règle 9. Utilisez des règles de classement automatique, les indicateurs de suivi et autres codes couleurs. Par exemple, je classe automatiquement tous les mails pour lesquels je suis en copie dans un dossier dédié. Je ne parcours ces derniers quand cela est nécessaire (une fois tous les 2/3 jours), partant d’un principe simple : un mail que l’on m’adresse en copie n’est là que pour m’informer.

Règle n°10. J’ai l’habitude de dire qu’un bon mail est un mail qu’on lit et que l’on supprime dans l’instant. N’hésitez donc pas à désengorger votre boite mail des missives inutiles. Souvenez-vous que le meilleur mail peut être celui que vous n’enverrez jamais.

Règle 11. D’ailleurs vous vous rappelez de cette newsletter que vous ne lisez jamais et supprimez / classez à chaque occasion ? Si c’est le cas, désabonnez-vous de celle-ci. Ne succombez pas au piège du « et si je loupe une information importante … ».

Règle n°12. Utilisez un antispam, voir un second si vous êtes pollué de manière intensive. Ma société purge les spams facilement identifiable et continue à m’envoyer le reste en préfixant l’objet des mails par « (Pub) ». Dans mon cas j’utilise une redirection automatiquement (règle 9) pour les placer directement dans mon dossier dédié aux spams.

Règle n°13. Supprimez les alertes sonores ou du type popup. D’ailleurs, si vous fermez votre messagerie (règle n°4) cela ne devrait même pas vous gêner.

Règle n°14. Dans le même genre, déconnectez tous les rappels possibles et inimaginables (mails, réseaux sociaux, etc.). J’arrive à voir des personnes qui reçoivent une double alerte (mail + téléphone) pour chaque commentaire sur leur page Facebook et s’y ruer dès que possible. Réservez-vous un moment pour y aller, typiquement pendant une pause ou le soir. Ne vous générez pas plus de stress que nécessaire.

Règle n°15. Ne devenez pas esclave de votre boite mail. Celle-ci peut vite devenir une liste de tâches contrôlée par vos collègues. Ne répondez pas aux mails du type « tu ne pourrais pas … » ? Laissez du temps aux autres pour répondre. Je vois encore trop de personnes qui se permettent de coupler l’envoi de mail + téléphone. Éduquez ces personnes, je sais que le mail fait figure de « preuve écrite » mais cela ne doit pas être une raison pour faire n’importe quoi (et s’il s’agit de votre chef, laissez le mariner un peu). N’oubliez pas, certains problèmes se résolvent d’eux-mêmes, donc ne succombez pas à l’urgence permanente.

En conclusion …

Ne soyez pas victime du syndrome « Tetris », à savoir vider votre boite de réception et traiter tout ce qui s’y trouve, encore et encore et encore. J’ai été victime de ce virus pendant des années et ça ne m’a rien apporté de concret.

Avec un peu d’exercice, et en appliquant les 15 règles ci-dessus, j’ai su désengorger totalement ma boite mail.

Et encore une fois, accrochez-vous à vos préceptes.