Comment se désintoxiquer des réunions

Dans la même série, après le mail et le smartphone, je vous propose une liste d’astuces pour vous permettre de vous désintoxiquer des réunions.

En tant qu’avatar du travail de bureau, la réunion est une pratique qui tient à l’organisation même du travail. Pas une prise de décision sans réunion, pas d’initialisation de projet sans réunion, etc. Elle prend une place non négligeable dans notre travail et fait partie de notre quotidien.

Ainsi de multiples études nous confirment cette importance que l’on ne pourrait définir comme relative. Pour 40% des employés, les réunions occupent en moyenne 38 minutes quotidiennement (18% y consacrent plus d’une heure). Vous avez même eu connaissance de l’histoire de cet homme arrêté par l’inspection du travail pour avoir multiplié les réunions, allant jusqu’à en organiser 17 par jour.

Ces dernières années, l’Inspection du travail a noté une recrudescence de ce qu’elle nomme une forme aiguë de « réunionite ». « C’est un sujet extrêmement tabou, surtout dans les milieux de la finance. Mais on nous signale de plus en plus d’affaires de ce type », explique un responsable départemental. Une recrudescence qui a poussé l’Inspection du travail à mettre en place un Numéro vert pour les victimes de réunions abusives. « Si vous ou un de vos proches êtes victimes ou témoin, agissez, brisez le tabou. »

Ce que la statistique ne dit donc pas, outre l’importance de temps passé en réunion, c’est l’efficacité de ces dernières. Si cet homme et cet exemple sont un cas extrême, cela dénote surtout de la place donnée aux réunions dans nos organisations et dans l’exécution de notre travail, confirmant de plus l’hégémonie de la pratique dans les structures fortement hiérarchisées eu égard le silotage du travail.

On parlera donc, dans ce cas précis, de réunionite aiguë.

4 règles pour commencer à lâcher prise

Règle n°1 – Arrêtez d’organiser des réunions

Arrêtez d’organiser des réunions pour organiser des réunions ! Je m’étonne toujours d’arriver dans des réunions :

  • Où rien de concret ne se passe (une réunion doit absolument déboucher sur quelque chose)
  • Où on déroule un document à la manière d’une émission télé, sans interaction
  • Où on comble les lacunes des autres (tu n’as pas lu le document à lire initialement ? tant pis pour toi)
  • Où on revient sur des éléments précédemment débattus
  • Où on ressasse d’anciennes réunions
  • Où on se réunit pour flageller ou féliciter
  • Etc.

Une réunion doit être un lieu d’action. On ne réunit pas des personnes dans une même pièce ou à distance pour prêcher le vide, s’informer et « éventuellement », prendre des décisions. Les décisions doivent être prises ou tout du moins abordées auparavant, pas dans le cadre d’une réunion.

Soyez donc sur ce point et appliquez-le quotidiennement.

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Règle n°2 – Arrêtez d’assister aux réunions

Nous sommes tous plus ou moins conscients d’assister à trop de réunions. Enchainer les réunions est totalement contre-productif. Pourtant je vois certains « VIP » de grandes sociétés passer leur vie en réunion. Difficile de les croire réellement conscients de la vie de leur entreprise une fois sortie de leur bulle. J’ai un jour rencontré un dirigeant m’avouant son incapacité à gérer le problème : « Je n’arrive même plus à savoir quand je ne suis pas réunion ». Ne tombez pas dans les excès !

Arrêter d’y assister est une méthode simple et radicale. Expliquez votre point de vue, exposez le gain de productivité que cela peut consister pour vous. Demandez si vous pouvez vous astreindre d’assister à une réunion, cela peut aussi être vertueux dans le sens où vos collègues se verront obligés de réaliser un compte rendu de digne de ce nom (vous savez, ces documents que personne ne lit, étant donné que tout le monde assistait à cette fichue réunion !).

Arrêtez également de penser que votre présence est indispensable, ou même de croire que vous vous devez d’y être « au cas où ». Dans le pire des cas, demander à fixer vos interventions en début de réunion pour vous éclipser le moment venu. Vous n’avez pas idée du nombre de personnes qui passent leur temps à faire autre chose en réunion, pianote leur téléphone, discutent, voir mangent pendant une réunion … cela est caractéristique d’un dysfonctionnement que ne pouvez subir plus longtemps.

Dernier argument : le coût d’une réunion.

Nombre de participants x Taux horaires x Temps de la réunion

Ex: 5 participants x 100 € x 2 h = 1000€

Règle n°3 – Préparer votre réunion

Trop de réunions sont fixées sans se préoccuper du temps, qui est pourtant la denrée la plus rare qui soit. Tenez-vous aux horaires, soyez à l’heure de bout en bout.

De plus, on ne se réunit pas pour parler chiffon, mais principalement pour régler des problèmes. Communiquez votre ordre du jour, échangez sur celui-ci AVANT la réunion. Indiquez aux autres que vous êtes ouvert à l’évolution de ce dernier en préambule, mais qu’au démarrage de la réunion, l’ordre du jour servira de fil d’Ariane, évitant les tergiversations et autres digressions, vous offrant un moyen de recadrer si nécessaire.

Fournissez une liste d’éléments à connaitre AVANT le début de la réunion. Elle ne doit pas être un lieu ou tout s’apprend et on passe notre temps à faire de la lecture ou de la remise à niveau pour les absents.

Règle n°4 – Faites vivre votre réunion

Vous vous réunissez pour un but bien précis. Coupez les téléphones portables, les messageries, etc. barricadez-vous si nécessaire. Les interruptions sont ce qui entravent le plus notre travail quotidien, ne les laissez pas vous envahir dans l’espace clôt et cadré qu’est la réunion.

Ne soyez pas tendre avec les retardataires, vous n’avez pas de temps à perdre avec eux.

Comprenez également qu’une réunion ne doit pas être à rallonge, mais est avant tout un lieu qui valide les décisions et permet de se fixer des objectifs à tenir.

Essayez également de ne pas organiser de réunions à rallonge. Pour cela, suivez votre ordre du jour et laissez à chacun un temps de parole, et n’hésitez pas à interrompre les personnes qui confondent réunion et place de marché.

En bref – Statistiques, études & recherches

  • Mise à jour : 09/01/2013
Parce que des chiffres sont parfois plus parlant qu’un long discours, j’ai compilé ci-dessous tout un ensemble de données issues d’études et autres enquêtes d’opinions.
N’hésitez pas à me faire parvenir vos autres sources !

L’IT …

  • Est synonyme de stress pour 51% des salariés [1]
    • Entraîne le découragement pour 10,1% des salariés [1]
    • Est source d’agacement pour 25,5% des salariés [1]
  • En 2015 80% des moyens d’accès à Internet seront mobiles (ordinateur, tablette, téléphone, …) [8]
  • En France 90% des 18/29 ans dorment avec leur téléphone mobile [6]
    • 97% des français ont un téléphone mobile [7]
  • 85% des adultes américains ont un téléphone portable (49% possèdent un smartphone) [21]
    • 44% des possesseurs de mobiles dorment avec leur téléphone portable pour ne pas manquer d’appels, de messages ou une notification durant la nuit [21]
    • 67% des possesseurs de mobiles vérifient souvent leur appareil pour voir s’ils n’ont pas manqué un message, une alerte ou un appel (même sans que cela fasse suite à une sonnerie ou une vibration) [21]
    • 29% des possesseurs de mobiles ne s’imaginent pas vivre sans leur apparei l[21]
    • 11% des possesseurs de mobiles s’inquiètent parfois de passer trop de temps avec leur téléphone [21]
    • 39% des possesseurs de mobiles déclarent que certaines de leurs connaissances ce sont plaints parce qu’ils ne répondent pas rapidement aux appels téléphoniques ou aux SMS [21]
  • Les 16/24 ans … [7]
    • 62% consomment plus de 5h d’appels par mois [7]
    • 67% envoient plus de 500 SMS par mois [7]
    • 57% vont sur Internet via leur téléphone mobile tous les jours [7]
  • 45% des personnes interrogées estiment que les outils personnels sont plus efficaces que ceux fournis par la DSI de l’entreprise pour réaliser leur travail [10]
    • ¼ des salariés utilise de manière régulière ses propres outils, sans tenir compte des réticences des entreprises en la matière, notamment en matière de sécurité [10]
    • 67% des employés font usage de leurs téléphones mobile personnels dans le cadre de leur travail [10]

L’infobésité, les mails

  • Un salarié reçoit en moyenne 304 mails par semaine [5]
  • Un salarié consulte en moyenne 36 fois sa boite mail par heure [5]
  • 28% du temps de travail est consacré à la lecture ou la rédaction de mails [17]
  • 46% des salariés ne parviennent pas à (di)gérer les informations dont ils sont bombardés toute la journée [2]
    • 17,3% avouent leur incapacité à gérer ces flux [2]
    • 6,7% disent même ne plus rien contrôler [2]
  • 25% des mails ne sont pas lus [2]
    • Seuls 26,4% les parcourent tous [2]
  • Seuls 28,5% des destinataires de mails lisent l’intégralité des pièces jointes [2]
  • 42,3% des salariés passent de 10 à 30 minutes par jour à revenir sur des documents qu’il a négligé pour y récupérer les informations captées plus tôt [2]
  • Un salarié passe 30% de son temps à chercher des données [11]
    • 50% des recherches d’informations sont infructueuses [12]
    • Les managers passent 2 heures par jour à chercher des informations [13]
  • Un salarié passe 16 minutes pour se reconcentrer après avoir traité ses mails reçus [5]
  • 15% du temps de travail est passé à dupliquer de l’information existante [15]

Les réunions

  • 27,2% des employés en subissent une par jour soit en moyenne 38 minutes quotidiennement [1]
    • 17,6% y consacrent plus d’1 heure [1]
  • 70% des entreprises françaises planifient au moins 7 réunions hebdomadaires [3]
    • 55,1% en moyenne dans les autres pays européens [3]
  • Un salarié assiste en moyenne à 62 réunions par mois [5]
  • 39% des salariés estimaient que le manque d’efficacité des réunions à la française était dû à l’absence d’ordre du jour [3]
  • 1 réunion sur 2 est considérée par du temps perdu [5]
    • Soit en moyenne 31 heures par mois de perdues [5]
  • 96% des salariés rêvassent en réunion [5]
    • 96% des salariés loupent des réunions [5]
    • 39% dorment en réunion [5]
    • 45% saturent du nombre de réunion [5]
    • 73% travaillent sur autre chose pendant une réunion [5]

Le travail

  • Le manque de reconnaissance est pour 26% des salariés le premier facteur expliquant la diminution de leur motivation [4]
  • 65% des employés préférerait changer de chef plutôt qu’obtenir une augmentation [20]
    • 3 employés sur 4 rapporte que leur chef est la part de stress la plus importante de leur travail [20]
    • Dans sa carrière, un employé passera en moyenne 22 mois à se remettre du stress et de l’anxiété provoqué par leur chef [20]
    • Les employés ayant de mauvaises relations avec leur chef ont 30% de risques d’infarctus [20]
  • Un employé est interrompu en moyenne 56 fois par jour [5]
    • Il passe en moyenne 3 minutes par tâche [5]
    • Et passe 2 heures par jour à récupérer le fil de son travail suite aux interruptions qu’il subit [5]
  • 80% des interruptions au travail sont considérées comme étant triviales [5]
  • 60% du temps de travail est considéré comme étant productif [5]
  • 45% des jeunes sont prêts à accepter un emploi moins bien rémunéré mais offrant davantage de
    flexibilité dans le choix des technologies, l’utilisation des réseaux sociaux et la mobilité [9]

    • 1 étudiant sur 3 considère qu’Internet est devenu un besoin vital comme l’air, l’eau, l’alimentation et le logement [9]
  • 44% des employés ne sont pas satisfait de leur emploi
    • Le désengagement actif, pouvant aller jusqu’à lutter activement contre les intérêts de leur entreprise, touchait 28% des actifs français en 2001 [18]
    • Le pourcentage d’actifs américains satisfaits de leur travail à chuté de 61% en 1987 à moins de 50% en 2007 [1 9]
  • 65% des 700+ senior executives interrogés sont déçus par la capacité de leur entreprise à stimuler l’innovation [14]

[1] Enquête du groupe SQLI — 06/2012

[2] Étude réalisée par OnePoll pour Mindjet — 06/2012

[3] Étude réalisée par Doodle — 2009

[4] Baromètre mondial Monster — 03/2010

[5] Étude réalisée par Atlassian — 08/2012

[6] Étude réalisée par Joob — 08/2011

[7] Étude réalisé par Ipsos pour Prixtel — 04/2012

[8] Étude Ericsson — 07/2010

[9] Rapport Cisco Connected World Technology — 2011

[10] Rapport Institute for High Performance Accenture — 01/2012

[11] Étude Butler Group — 10/2006

[12/15] Étude IDC — Dates non précisées

[13] Enquête Accenture — 01/2007

[14] Rapport McKinsey Quarterly

[15] Étude IDC

[16] Étude Right Management — 2012

[17] Étude McKinsey Global Institute — 07/2012

[18] Étude Ifop-Gallup — 2001

[19] Étude Conference Board — 2007

[20] Etude du National Bureau of Economic Research — 08/2012

[21] Etude Pew — 11/2012

Optimisez votre prise de notes (et oubliez le papier)

On vous assomme de réunions soporifiques ? D’appels téléphoniques interminables ? De cours théoriques tous plus imbuvables les uns que les autres ?

J’ai été victime de ce type de syndromes. Avec le temps, j’ai éprouvé de nombreuses techniques plus ou moins efficaces, ainsi qu’une panoplie non négligeables d’outils.

Faites simple, optimisez

J’ai condensé ci-dessous 5 conseils, fruits de mes observations. Cela devrait vous aider à vous perfectionner dans cette discipline !

1. Ne notez que l’essentiel. Évitez le superflu, utilisez des abréviations au maximum. N’oubliez pas que vous êtes au mieux le seul qui consultera de nouveau vos notes. Si vous avez besoin de les partager, les autres feront avec (au pire, fournissez-leur une notice de traduction … ).

2. Par extension, ne vous répétez pas. Pour les commerciaux, créez vous des formulaires scriptés (même sous Excel), cela vous fera gagner du temps et vous permettra même d’aiguiller la conversation vers où vous voulez qu’elle aille. Pour les étudiants, organisez votre prise de note en fonction du plan de cours.

3. Écoutez, échangez. Pratiquez l’écoute active. Je vois trop de personnes qui passent le temps d’une réunion planquées derrière leur clavier (à moins que ce soit pour flâner sur Facebook) ou à noircir des pages entières de choses inutiles. Faites ce pour quoi vous êtes là, posez des questions, soyez actif et non passif. Il n’y a rien de pire que d’avoir l’impression (bonne ou fausse) que votre interlocuteur ne vous écoute pas totalement.

D’ailleurs dans prise de notes, il y a « notes ». On ne vous parle pas d’écrire le prochain prix littéraire de la rentrée. Votre prise de notes ne doit pas altérer le reste.

Astuce : Si la peur de manquer une information importante vous paralyse, essayez au moins une fois de ne pas prendre de notes là où vous devriez en prendre. Vous serez surpris de voir l’efficacité que l’écoute active peut avoir.

4. Facilitez-vous le travail. Un point vous semble plus important qu’un autre ou nécessite une recherche future ? Signalez-vous ce type d’informations via un code facilement reconnaissable (couleur, annotation, etc.). Comme indiqué plus haut, utilisez des abréviations, des signes, osez donc -pour les plus jeunes- mettre à profit vos années de pratique du SMS (retournez ce soit-disant désavantage en force).

5. Utilisez le bon outil ! Je vois encore de nombreux adeptes du papier. Je n’y suis pas opposé, mais en terme d’efficacité le match est perdu d’avance comparé à une solution du type d’Evernote (voir ci-dessous).

Oubliez le papier !

Mettons les pieds dans le plat, j’ai un avis assez radical le sujet. De mon point de vue le papier est :

  • Périssable. Qui n’a jamais vu un cahier pourri par je ne sais quoi ? Et je ne parle même pas de l’épreuve du temps …
  • Ne vous informe pas automatiquement de données triviales, typiquement la date de création ou de mise à jour. Encore une fois, gagnez du temps en vous évitant de noter des informations superflues.
  • N’est pas versionné. A moins de vous amusez à faire chauffer l’imprimante à la moindre modification et/ou à faire un usage immodéré d’un correcteur (mais est-ce réellement souhaitable ?)
  • N’est pas facilement partageable. Au pire vous prêterez un document que vous ne reverrez jamais, au mieux vous perdrez votre temps au photocopieur.
  • Recherche et classement difficile. Pas d’indexation automatique, pas de classements par tags, etc. etc. je me demande encore comment arrivent à fonctionner certaines professions (typiquement les juristes, qui surnagent sous la paperasse).
  • Pas d‘ubiquité. On diabolise assez les usages d’Internet pour néanmoins reconnaître qu’une information accessible de manière instantanée sur autant d’appareils possibles puisse être d’une efficacité diabolique (smartphone, ordinateur, tablette, …). Pour les étudiants n’hésitez pas à en abuser pour vous partager vos cours voir mieux, vous diviser la prise de note.
  • Est lourd. Concrètement parlant, des octets ne seront jamais comparables à des grammes. Ayant indirectement subi les joies des cartables surchargés dans ma jeunesse, j’ai toujours eu horreur de multiplier le papier là où il n’était pas nécessaire.
  • Écrire est une active lente comparée au nombre de mots par minute que l’on peut abattre avec un ordinateur.
  • Et le fin du fin, si comme moi vous avez une écriture que l’on pourra qualifier d’illisible (je suis gaucher, on ne se refait pas …), cela vous évitera au pire une réécriture totale (j’étais coutumier du fait durant mes études), au mieux un bon mal de crâne à chaque relecture.

Ceci étant dit, en parlant d’outils, mon métier m’oblige et m’a obligé à tester tout un tas de logiciels pour lesquels on pouvaient y pratiquer une quelconque prise de note. J’essayerai d’en faire le tour dans un prochain article.