BYOD, entre phobie et pragmatisme

L’avènement du Bring Your Own Device pose la question, toute logique, de la sécurité des données. En cela c’est une bonne chose, mais vous remarquerez que ce qui cristallise l’attention n’est pas la donnée, mais l’appareil, l’outil numérique.

Chose assez aisée, j’observe dans la plupart des entreprises des montages sécuritaires assez impressionnants. Ils sont principalement de deux types :

  • Blocage logique total ou partiel de l’accès Internet
  • Blocage physique des ports USB et interdiction des appareils tiers (frustrant lorsque l’on est consultant …)

Mesures justifiables lorsque le domaine et/ou le métier du personnel le justifient, une chose est certaine le cas Snowden n’a pas empêché de voir des montagnes de données classées « secret défense » déferler sur la toile. Comme quoi, une carapace globale est difficilement tenable.

Néanmoins, la plupart du temps le BYOD est tout au mieux toléré, mais génère surtout une certaine crispation. On touche là à la passion qui caractèrise le phénomène, et on ressent une gêne qui de fil en aiguille ne permet que très rarement de se poser LA vraie question :

Quelles données dois-je absolument sécuriser ?

Le fond du problème est de mon point de vue, plus philosophique que technique. Et à cela j’y ajoute quelques remarques / anecdotes, histoire d’épicer un peu le débat 🙂

Interdire les appareils connectés ? vraiment ?!

Que feriez-vous si je m’amène avec une tablette ? pour en avoir fait l’expérience, n’hésitez pas à comprendre qu’interdire une tablette équivaut à interdire l’intégralité des smartphones de vos employés.

Vous vous sentez prêt à affronter une gronde générale ? le smartphone touche à l’affect. Une telle mesure est, sauf domaines qui le nécessitent, totalement intenable. Dilemme, dilemme ! bienvenue dans un monde totalement connecté.

Interdire le Web. Et l’email dans tout ça ?

Vous agitez la fuite d’informations comme une raison suffisante pour interdire / filtrer Internet et les appareils personnels ? J’ai même observé dans un grand laboratoire pharmaceutique une coupure totale avec le monde extérieur, ne permettant l’accès au Web que via des postes eux-mêmes sécurisés et dédiés (et pas accessibles en libre-service).

Mais vous êtes-vous posé réellement la question de ce que vos employés s’envoient via mail ? Des documents sensibles sortent tous les jours de votre entreprise sans que vous le sachiez. Vous avez des logs ? super ! les analysez-vous ne serait-ce qu’une fois l’an ?

Les VIP organisent volontairement les fuites : amen !

Brancher un disque dur externe ou une clé USB ne permettra que d’accélérer le processus de fuite d’informations. Leur blocage peut donc paraître logique, mais ne résout pas le problème de fond.

Anecdote intéressante, celle d’un dirigeant décédé d’une grande entreprise qui copiait toutes les données sensibles (et secrètes) de son entreprise sous des disques durs personnels cryptés. La chose était connue et toléré (c’est le chef hein !), imaginez-vous la tête de ses successeurs lorsqu’on leur annonce que non, on ne peut absolument rien récupérer ni sur ses ordinateurs, ni sur son téléphone.

Même sujet sur le SaaS et l’usage qu’en font certains responsables. J’ai observé un étrange manège dans une entreprise très soucieuse de ne pas utiliser le Cloud pour ses employés, pour des raisons que vous pouvez facilement vous imaginer. A côté de ça, tous les comités de direction s’organisaient et se géraient sur une solution Cloud grand public …. deux poids, deux mesures !

Réfléchissez donc, messieurs les dirigeants que si vous mettez en place des mesures sécuritaires techniques et légales, d’être les premiers à les respecter. Comme je le disais dans un billet précédent, le VIP est une menace qui participe activement à l’écroulement du SI.

Et le papier dans tout ça ?

Vous souhaitez interdire les appareils personnels dans le cadre du travail ? Peur de voir un employé partir avec une somme d’informations qui vous échappe ? OK.

Mais quelle est votre politique à propos du papier ? Avez-vous l’idée de ce que vos employés photocopient ? Avez-vous une politique concernant les calepins et carnets de note papier que vos employés utilisent ? J’ai vu un prestataire extrêmement méticuleux (il notait absolument tout, informations sensibles et mots de passe système inclus), qui en froid avec son client est volontairement parti avec ses données sous le bras et ne voir personne s’en offusquer.

Le meilleur (et le pire) de la mobilité

Une étude intéressante de Pew nous rappelle que, malgré le phénomène, la mobilité a son lot d’avantages et d’inconvénients.

  • 85% des adultes américains ont un téléphone portable (49% possèdent un smartphone)
  • 67% des possesseurs de mobiles vérifient souvent leur appareil pour voir s’ils n’ont pas manqué un message, une alerte ou un appel (même sans que cela fasse suite à une sonnerie ou une vibration)
  • 44% des possesseurs de mobiles dorment avec leur téléphone portable pour ne pas manquer d’appels, de messages ou une notification durant la nuit
  • 29% des possesseurs de mobiles ne s’imaginent pas vivre sans leur appareil
  • 11% des possesseurs de mobiles s’inquiètent parfois de passer trop de temps avec leur téléphone
  • 39% des possesseurs de mobiles déclarent que certaines de leurs connaissances ce sont plaints parce qu’ils ne répondent pas rapidement aux appels téléphoniques ou aux SMS

 

Une hyperconnectivité normative ?

Lorsqu’on aborde la question de l’utilisation des terminaux mobiles personnels dans un contexte professionnel (Bring Your Own Device – BYOD), deux avis s’opposent.

D’un côté ceux qui, hyperconnectés, ne voient pas d’un mauvais œil de pouvoir utiliser leurs outils professionnels avec leurs propres appareils (ils l’appellent souvent de leurs vœux). Et de l’autre, ceux qui pointent du doigt la dangereuse évaporation d’une division vie privée / vie professionnelle, voir un moyen pour leur employeur de les espionner sans parler des soucis de sécurité que cela peut soulever.

Je n’entrerai pas les détails de ce débat. Chacun, de mon point de vue, doit pouvoir agir de la manière dont il le souhaite même si, en étant tout à fait honnête, un tel cadre me parait difficilement tenable du moment que l’entreprise le propose (nous verrons plus loin pourquoi).

Une caractéristique normative

Nous vivons dans un contexte où la mobilité fait d’ores et déjà partie de notre quotidien. Et si le débat du BYOD est plus que d’actualité, on peut nuancer le « cliché » en disant que l’opposition productivité / vie privée est plutôt saine et se résoudra dans un futur propre.

L’évolution du travailleur, couplé à l’émergence d’une génération entière de salariés hyperconnectés (la fameuse Génération Y), risque fortement d’impacter les caractéristiques des profils que pourront rechercher les entreprises.

Et à croire ce que l’on constate sur le terrain, le principe est même déjà d’actualité. Les recruteurs commencent à envahir les réseaux sociaux professionnels tels LinkedIn ou Viadeo. Certains métiers ont accès à des plateformes ayant la faveur des recruteurs comme GitHub pour les développeurs ou Dribbble pour les créatifs. Certaines applications Facebook sont destinées à chasser directement les talents sur une application initialement réservée à la sphère privée.

Dans un contexte de guerre des talents, l’hyperconnectivité va-t-elle devenir une norme, une caractéristique recherchée ?

Un refus intenable

L’hyperconnectivité est le reflet de l’accès aux nouvelles technologies émergentes par le grand public. Depuis quelques années, l’entreprise est à la traine sur les nouvelles technologies et pendant que les usages privés évoluent, le monde professionnel stagne. D’où une incompatibilité que le BYOD promet indirectement de combler en alliant mobilité, ubiquité et disponibilité. Le parfait écho du travailleur nomade : pouvoir utiliser n’importe quel mobile (et plus particulièrement le sien), n’importe où du moment que cela passe par Internet et n’importe quand.

L’envie est donc motrice dans ce sujet, une question d’offre et de demande. Et face à la cela, le bouclier de la vie privée est un garde-fou qu’il est impératif de prendre en compte. Bien évidemment, dans un tel contexte un refus total est quasi intenable. Peut-on se prévenir de l’utilisation d’outils mobiles dans une entreprise ? Cela parait être mission impossible, la position se voulant liée à la notion de liberté.

La nature a, dit-on, horreur du vide.

L’émergence du travailleur nomade

Mais mon analyse m’amène tout simplement à me poser la question de l’adaptation de ceux qui refusent toute évolution. Que vont devenir ces cadres et employés voulant absolument dissocier vie privée et vie professionnelle ? L’évolution de l’outil de travail, fondation de la relation employé / employeur, amène actuellement son lot de questions liées au juridique, aux ressources humaines, à l’informatique mais rarement celui du travail en lui-même et à la perception que nous pouvons tous avoir de celui-ci.

Car passé la phase du questionnement, les entreprises évolueront-elle si facilement vers un mode de travail plus nomade ? On peut se poser la question car là où le problème étant relativement localisé lorsqu’il ne s’agissait que de quelques cadres, il risque de devenir beaucoup complexe à gérer du moment où chaque employé se verra impliqué dans une telle démarche. Qui plus est si l’hyperconnectivité devient normative.

RIP RIM

L’ex-muse de Google, Marissa Mayer, comprend que pour redresser Yahoo! il est nécessaire de faire ce que ces prédécesseurs n’avaient pas eu le cran : réfléchir. Du coup, elle joue sur les tous les fronts, multipliant les sorties et affichant de manière totalement transparente ses idées et un management oscillant entre rationalisme et maternalisme.

Et quand elle expose, lors d’un interview, qu’elle va équiper tous ses employés d’un smartphone elle le fait d’une manière qui résume tout à fait la position de RIM et ses Blackberry sur le marché du « téléphone intelligent ».

We literally are moving the company from BlackBerrys to smartphones. One of the really important things for Yahoo’s strategy moving forward is mobile

Littéralement, comme le souligne Business Insider, en 23 mots Marissa Mayer nous fait comprendre que les Blackberry ne sont tout simplement pas des smartphones.

Dure réalité …

Comment se désintoxiquer de son smartphone

Qu’il était bon le temps de la découverte de l’Internet de poche. Pour ma part, la révélation date de 2009 avec un Android G2. J’empilais les applications, testait tout ce qui se faisait, restait à l’affut des dernières nouveautés et prévoyait déjà de changer de téléphone tous les 36 du mois pour « rester dans le coup ». C’était l’utopie, tout était beau, tout était nouveau.

Passés les premiers amours …

Pour être tout à fait honnête, cet objet a eu un effet couteau-suisse que je ne peux nier. Certains appareils du type GPS, Gameboy, appareil photo, réveil, baladeur, montre, calculatrice et quelques autres ont fait les frais de l’apparition du téléphone intelligent dans ma vie. C’était, comme disait justement l’autre, une révolution. Et bien évidemment, je ne m’étonne plus de penser à chaque fois que cela m’est permis, qu’il y a sans doute déjà une application pour ça 🙂

Tels les premiers pionniers, avoir l’impression de marcher pour la première fois dans une sphère totalement inconnue a quelque chose de grisant.  Et puis, au fil du temps, les smartphones ont commencé à fleurir dans les poches. Un iPhone ici, un Android par là … La découverte faisait partie du quotidien.

Une drogue dure

Dans notre monde hyper-connecté, tout est à portée de main. Le smartphone fait dorénavant office, comme j’aime à le répéter, d’extension de cerveau. Nous vivons littéralement avec cette « chose » : on sort avec, on dort avec (où tout du moins à portée de main), on joue avec, on fait nos courses avec, … on ne le lâche pas d’une semelle.

Tant et si bien, que le smartphone est devenu en quelques petites années, le bras de l’Internet connecté, du Web 2.0. Facile à dégainer, facile à utiliser, bref … il faisait corps avec nous même. D’ailleurs il n’est pas rare, lorsque que je m’étonne à discuter smartphone, d’entendre dire « je ne l’utilise quasiment plus pour téléphoner ». Et oui, le smart a éclipsé le phone.

Les usages que l’on y développe sont à peu de choses près identiques à ceux que l’on peut pratiquer sur un ordinateur … mais en plus insidieux. Pourquoi cela ? Parce que celui-ci se trouve au creux de votre poche. Un commentaire Facebook ? Une alerte, un petit jingle, une vibration et on se sent obligé de dégainer. Idem pour les mails, les SMS, les mises à jour d’applications, etc. De plus, malgré sa petite taille, l’appareil regorge d’applications qui vous tendent les bras. Tout y est pour vous faire plonger, j’en connais même qui ne pourraient aller aux WC sans leur greffon numérique …

Multipliez donc les usages, vous multiplierez les interactions et les interruptions. Toute votre vie y passe.

Detox Inbox

J’avais précédemment écrit un article sur le mail, et fait le tour des actions à réaliser pour lâcher prise. Le smartphone peut facilement faire l’objet du même traitement.

Règle n°1 – Séparez le privé du pro

Un français moyen passe en moyenne 15 minutes au téléphone par jour. Ce que ce chiffre ne dit pas, ce sont les statistiques d’utilisation des professionnels. Ces derniers sont  souvent esclave de leur téléphone et y passe leur vie, la mobilité ne faisant qu’amplifier le phénomène.

L’ensemble des règles que je vais décrire s’appliquent donc, à votre smartphone personnel ou professionnel. D’ailleurs, pour bien commencer, ne succombez pas à la mode du « Bring Your Own Device ». Il est sans doute tout à fait grisant de pouvoir se la jouer dernier cri avec son iPhone 5 plutôt qu’un vieux Nokia ou BlackBerry fourni par votre société, mais la 1ère chose dont on a pas envie, c’est de recevoir un mail ou un appel pro en plein week-end détente. J’ai pratiqué et je peux vous dire que ce n’est pas une solution propice à la paix des ménages.

Donc, répétez après moi : la terre ne s’arrêtera pas de tourner si je me « déconnecte » (au sens propre comme figuré) dès que je sors de ma sphère boulot. Ce n’est pas du zéle, mais une question d’équilibre. Quoiqu’il arrive, le téléphone existe, et vous pouvez toujours laisser des instructions et votre numéro personnel à quelques collègues au cas où. Nous verrons comment, avec les règles qui suivent, compléter la démarche.

Règle n°2 – Laissez le vivre

Oui, oui … franchement, laissez-votre téléphone tranquille. Libérez-vous de lui, et lui de vous. Vous avez un smartphone pro ? Éteignez-le dès que vous sortez du boulot, laissez-le au bureau et ne le rallumez que lorsque vous reprendrez le lendemain ou sorti du week-end.

Bon OK, je vous autorise à l’allumer et le consulter un peu avant mais n’abusez pas. La règle de l’urgence décrite plus haut est réelle. Si une vraie urgence arrive, ne vous inquiétez pas, on trouvera toujours le moyen de vous contacter !

Et concernant votre smartphone perso, ne soyez pas tout le temps dessus. J’en vois qui ne peuvent s’empêcher de le trainer jusqu’à leur table de restaurant. Tout le temps dessus, toujours alerte. Laissez-le donc dans votre sac, votre manteau ou chez vous si vous n’en avez pas besoin.

Coupez le cordon ombilical, ne devenez pas son esclave.

Règle n°3 – Évitez les distractions

Le smartphone a intégré la dimension « Internet » au phénomène du téléphone. L’usage des applications mobiles a depuis peu dépassé celui de l’usage d’Internet sur ordinateur, et cette tendance ne risque pas de s’inverser.

Mais dites-vous bien que votre smartphone n’est pas votre bureau. Vous n’y produirez du contenu qu’épisodiquement. Donc pas besoin d’installer obligatoirement toute la panoplie d’applications que vous pourriez retrouver sur votre PC. Supprimez les jeux auxquels vous ne jouez ou jouerez plus, idem pour les applications d’informations et d’obscurs réseaux sociaux.

Gardez à l’esprit que plus vous en aurez et plus aurez la tentation de perdre votre temps en lançant une application X ou Y histoire, comme le dit si bien l’expression, de « tuer le temps ».

Règle n°4 – Ne gardez que l’essentiel

Avant de me décider à nettoyer mon smartphone, je devais avoir une bonne centaine d’applications. L’appareil en question (un Android), ramait à tout bout de champs, son autonomie réduite à quelques heures en usages intensif. Le serpent se mordait littéralement la queue, ne voyant à mon problème qu’un souci lié à la vétusté toute relative de mon appareil. Monde de merde … m’acheter le dernier bijou technologique à 500€ devrait bien changer la donne …

Et bien non, rassurez-vous. Même si je suis conscient de l’obsolescence programmée de mon téléphone, la seule et unique solution reste de faire le ménage.

Posez-vous les bonnes questions :

  • Ça me sert ?
    • Oui ? OK on garde
    • Non ? Poubelle
  • Sinon ça t’arrive réellement de l’utiliser cette application ?
    • Oui ? Je la classe quelque part, je sais qu’elle est là, au cas où …
    • Non ? Bon, tu peux la virer

Au final, je me retrouve aujourd’hui avec une petite armée d’applications qui ont toutes faites leurs preuves (ajoutez à ces dernières les applications natives Android : GMail, Calendar, Maps, Navigation, etc.) :

N’oubliez pas de remiser l’accès au Google Play/App Store, très très très loin (cachez le, supprimez-le, oubliez-le). Mieux vaut éviter de perdre son temps à fouiner dans les centaines de milliers d’applications existantes.

D’ailleurs ne vous dites même pas que vous pourriez louper une application. Si un indispensable pointe le bout de son nez sur la planète, ne vous inquiétez pas, quelqu’un vous en parlera surement, on vous partagera l’information à un moment où à un autre.

Bien évidemment, tout cela reste fonction de vos usages et de vos (mauvaises) habitudes …

Règle n°5 – Supprimez les notifications

Supprimez toutes les notifications ou mises à jour de votre téléphone. Je dis bien TOUTES !!! Taillez dans le gras, osez aller dans votre application Facebook et mettez en veilleuse toutes les notifications (non, en fait, virez Facebook tout court, ce sera plus simple :)). Répétez ensuite l’action pour chaque application.

Préférerez les mises à jour automatiques et silencieuses dès que vous vous connectez à un réseau Wifi. La barre de notification est un aimant sur lequel vos yeux se sentent inexorablement attirés. Pour éviter de succomber il vous faut donc être radical et vous éviter autant que possible de tomber dans le panneau.

Vous devez, au bout du compte, ne recevoir que l’essentiel. Typiquement tout ce qui est rattaché à la fonction téléphone à savoir les appels/SMS.

Oui, j’oubliais. Plus terrible que la barre de notification, les jingles et autres vibrations sont ce qui se fait de plus intrusif. Comme pour les notifications, réservez cela aux fonctions de téléphonie et supprimez tout le reste.

Au passage, gardez-vous de permettre à votre téléphone d’émettre le moindre son sauf si cela est nécessaire. Ceux qui utilisent les transports en commun comprendront …

Règle n°6 – Optimisez l’espace

Vous l’aurez compris, il faut éviter au mieux d’être tenté. Cachez-donc cette tablette de chocolat qui traine sur la table, limitez-vous à n’afficher de manière visible que les applications nécessaires (Android le permet, sinon utilisez des dossiers).

Utilisez des raccourcis (comme l’exemple ci-dessous ou j’utilise un raccourci vers l’envoi d’un SMS à un contact précis), n’utilisez des widgets que si cela vous apporte quelque chose.


Si vous souhaitez néanmoins vous mettre au courant de ce qui passe dans le monde essayez Flipboard. Cette application m’a permis de supprimer une vingtaine d’autres applications d’informations (bye bye Twitter, Facebook, Seesmic, LinkedIn, 20Minutes, L’équipe, Le Monde, 01Net, etc.). Flipboard sélectionne pour vous les informations et vous permet également de publier (attention tout de même, ce n’est pas un outil de veille pur et dur).

Règle n°7 – Créez-vous une liste blanche

Une fois les premières règles mis en pratique, vous devriez déjà avoir un téléphone un peu plus véloce ainsi qu’une autonomie un peu plus raisonnable. Votre téléphone ne passe plus pour un arbre de noël, votre temps vous appartiens un petit peu plus.

Maintenant, il est l’heure de rendre à votre smartphone sa fonction initiale : le téléphone. Et malheureusement de ce côté-là ce n’est pas non plus la panacée.

Pour commencer, installez une application du type de Call Blocker (nativement Android a déjà de quoi faire, mais l’interface et les fonctions laissent à désirer). Cette dernière peut par exemple n’autoriser que les appels entrants des numéros que vous avez dans votre carnet d’adresse. Les autres seront immédiatement renvoyés vers votre boite vocale. Cela inclus les fameux numéros masqués, mes préférés 🙂

Vous pouvez également placer certains de vos contacts (ceux qui abusent) sur une liste noire ou -comme c’est mon cas- gérer une liste blanche. Pensez-vous réellement vouloir recevoir des appels de la totalité de votre liste de contact ? Chez moi, sorti d’une trentaine de personnes, le reste devra passer par mon répondeur.

D’ailleurs pour qu’ils puissent vous laisser un message, faites qu’il soit clair et précis. Indiquez que vous allez les rappeler si nécessaire, demander leur de laisser l’objet de leur appel, leurs coordonnées, etc.

Règle n°8 – Ne paniquez pas ! Profitez !

La seule idée de ne pas avoir votre portable en poche vous dérange ? Vous avez en plus l’impression de devoir rester constamment connecté, sous peine de manquer le délire du siècle ? Vous êtes sans doute frappé de nomophobie (no mobile phobia) et/ou du syndrome FOMO.

Le smartphone devient une sorte d’objet transitionnel, qui nous donne le sentiment de ne plus être complet quand on en est privé, et qui génère une perte dans le lien à soi-même et aux autres

Ne succombez pas à l’angoisse. Consultez votre messagerie téléphonique et vos réseaux sociaux qu’1 seule fois par jour. 1 seule fois par jour, grand maximum ! Ça ne sert à rien d’en faire plus. Vous allez quoi qu’il arrive louper quelque chose, même en ayant constamment les yeux rivés sur votre téléphone. De plus, grouper ce type d’actions permet mécaniquement de gagner du temps.

Ne succombez pas à l’urgence, laissez les gens se déshabituer de votre promptitude à répondre dans la seconde.

Ne laissez pas votre téléphone vous contrôler

Comprenez bien qu’à trop se poser la question du choix, vous vous coupez au fur et à mesure la possibilité d’en faire. A trop croire que vous vous devez d’être connecté, vous vous couperez définitivement de votre réelle existence.

Cet article pourrait traiter de nos rapports à l’Internet en général, mais cela fera sans doute l’occasion d’un autre sujet. En attendant, brisez les chaines qui vous enferment. En suivant ou en adaptant les règles ci-dessus vous devriez pouvoir lâcher un peu prise.

Et bien évidemment, gardez le cap. Ne fléchissez pas.

Comment se désintoxiquer de sa boite mail

Vous croulez sans doute sous un amas de mails. L’essor du Web 2.0, des réseaux sociaux n’arrange pas la donne : toujours plus de notifications, de spams, d’informations à ingérer. C’est l’overdose assurée !

La saturation est telle que 28% du temps de travail est consacré à la lecture ou la rédaction de mails. Ajoutez à cela le stress généré par la sensation de perte de contrôle, l’incapacité à se concentrer, etc. etc.

Je suis passé par là et rassurez-vous, des solutions simples existent. Un seul conseil avant de vous plonger dans les lignes qui suivent : soyez intransigeant.

Si cela peut vous aider, prenez cela comme un jeu, mais testez les choses de bout en bout. Voyez si cela génère des résultats. Ne perdez pas de vue qu’il est grand temps de vous désintoxiquer et qu’à l’image d’autres dépendances plus « communes », plus vous tarderez à vous attaquer au problème, et plus il sera compliqué d’y remédier.

15 règles pour soigner votre dépendance

Règle n°1, si vous souhaitez vous sortir d’une surcharge de mail, arrêtez de répondre aux mails (surtout pour ne rien dire d’intéressant, du genre une réponse d’une seule ligne avec un simple « merci »). Retenez cette règle simple : plus vous produirez de mails et plus vous en aurez en retour.

Règle n°2. Évitez également de passer trois heures à écrire un superbe mail que personne ne lira. Arrêtez de vous auto-générer des problèmes, d’utiliser une écriture consensuelle inhérente à votre entreprise (cf. novlangue) et de mettre toute la terre en copie sauf si cela est vital ou nécessaire. Soyez synthétique et n’utilisez le média mail que quand cela est strictement nécessaire.

Règle n°3. Indiquez clairement l’objet de votre mail … dans la case objet ! Si vous devez malgré tout faire suivre un mail à quelqu’un ou lui écrire un mail très bref, indiquez de manière synthétique le plus d’informations dans l’objet du mail (je vois encore trop de mails dont l’objet commencent par « Re: »).

Règle n°4, et sans doute la plus importante. Fermez votre client de messagerie immédiatement ! Ne l’ouvrez qu’à heures fixes (personnellement j’ai adopté avec succès le 11 heure / 16 heure). La messagerie est hypnotique et dangereusement chronophage, ne tombez donc pas dans ce piège (je connais une entreprise qui lance Outlook au démarrage, ne tombez pas dans ce type d’excès).

Règle n°5. Vous perdez naturellement trop de temps à traiter des mails, donc groupez vos actions et n’oubliez pas que les soi-disant urgences peuvent souvent attendre. Dans le pire des cas, le téléphone existe … Passer sa journée le nez dans sa messagerie est un signe d’improductivité !

Règle n°6. Oubliez vos dossiers, vos classements, vos documents. Cela est une perte de temps pure et simple que vous pourriez mettre à profit pour lire ce qui doit être lu et comprendre ce qui doit être compris. C’est aussi inutile qu’un étudiant qui passe son temps à reclasser ses notes mais n’y jette jamais un seul coup d’œil.

Règle n°7. D’ailleurs, si vous avez besoin de retrouver un mail, le moteur de recherche intégré à votre messagerie existe !

Règle8. N’envoyer pas de pièces jointes avec vos mails. Préférez des systèmes de partage du type DropBox, Google Drive, Evernote, etc. Si votre entreprise ne vous en laisse pas la possibilité, vous devez bien avoir un serveur de fichier à votre disposition !

Règle 9. Utilisez des règles de classement automatique, les indicateurs de suivi et autres codes couleurs. Par exemple, je classe automatiquement tous les mails pour lesquels je suis en copie dans un dossier dédié. Je ne parcours ces derniers quand cela est nécessaire (une fois tous les 2/3 jours), partant d’un principe simple : un mail que l’on m’adresse en copie n’est là que pour m’informer.

Règle n°10. J’ai l’habitude de dire qu’un bon mail est un mail qu’on lit et que l’on supprime dans l’instant. N’hésitez donc pas à désengorger votre boite mail des missives inutiles. Souvenez-vous que le meilleur mail peut être celui que vous n’enverrez jamais.

Règle 11. D’ailleurs vous vous rappelez de cette newsletter que vous ne lisez jamais et supprimez / classez à chaque occasion ? Si c’est le cas, désabonnez-vous de celle-ci. Ne succombez pas au piège du « et si je loupe une information importante … ».

Règle n°12. Utilisez un antispam, voir un second si vous êtes pollué de manière intensive. Ma société purge les spams facilement identifiable et continue à m’envoyer le reste en préfixant l’objet des mails par « (Pub) ». Dans mon cas j’utilise une redirection automatiquement (règle 9) pour les placer directement dans mon dossier dédié aux spams.

Règle n°13. Supprimez les alertes sonores ou du type popup. D’ailleurs, si vous fermez votre messagerie (règle n°4) cela ne devrait même pas vous gêner.

Règle n°14. Dans le même genre, déconnectez tous les rappels possibles et inimaginables (mails, réseaux sociaux, etc.). J’arrive à voir des personnes qui reçoivent une double alerte (mail + téléphone) pour chaque commentaire sur leur page Facebook et s’y ruer dès que possible. Réservez-vous un moment pour y aller, typiquement pendant une pause ou le soir. Ne vous générez pas plus de stress que nécessaire.

Règle n°15. Ne devenez pas esclave de votre boite mail. Celle-ci peut vite devenir une liste de tâches contrôlée par vos collègues. Ne répondez pas aux mails du type « tu ne pourrais pas … » ? Laissez du temps aux autres pour répondre. Je vois encore trop de personnes qui se permettent de coupler l’envoi de mail + téléphone. Éduquez ces personnes, je sais que le mail fait figure de « preuve écrite » mais cela ne doit pas être une raison pour faire n’importe quoi (et s’il s’agit de votre chef, laissez le mariner un peu). N’oubliez pas, certains problèmes se résolvent d’eux-mêmes, donc ne succombez pas à l’urgence permanente.

En conclusion …

Ne soyez pas victime du syndrome « Tetris », à savoir vider votre boite de réception et traiter tout ce qui s’y trouve, encore et encore et encore. J’ai été victime de ce virus pendant des années et ça ne m’a rien apporté de concret.

Avec un peu d’exercice, et en appliquant les 15 règles ci-dessus, j’ai su désengorger totalement ma boite mail.

Et encore une fois, accrochez-vous à vos préceptes.